Arkivuttrekk

Offentlige arkiv har en viktig samfunnsrolle, tenker vi. Det sikrer fremtiden på mange måter samtidig som daglig arkivet hjelper oss med likebehandling og god forvaltning. Men skal arkivet ha en riktig funksjon for ettertiden må innholdet bevares på riktig måte.

Sak/Arkiv løsningene fra oss i Sikri leveres med uttrekksverktøy som din virksomhet kan benytte selv. Prosessen er omfattende og vi hjelper dere gjerne steg for steg. Denne jobben er ikke hverdagslig for en offentlig virksomhet. Våre eksperter har gjort dette mange ganger med både testdata og reelle data.

Vi håndterer hele prosessen

• Oppsett og konfigurasjon av verktøy for produksjon av komplett uttrekk
• Test av uttrekk med Arkivverkets verktøy Arkade5
• Rapporter i riktig format, samt pakking av uttrekk, generering av sjekksum og info.xml.
• Bistand til utfylling av sjekklister og overføring av ferdig avleveringspakke til depot.

Uttrekkene skal avleveres depot-institusjon og skal være godkjent i henhold til «Forskrift om utfyllende tekniske og arkivfaglige bestemmelser om behandling av offentlige arkiver (riksarkivarens forskrift)» kapittel 5.

SIARD-uttrekk

SIARD uttrekk kan være gunstig når det ikke er hensiktsmessig å ta et NOARK5-uttrekk. Årsaker til dette kan være at innholdet i basen er tidlig NOARK eller at det av andre årsaker ikke tilfredsstiller kravene i NOARK5 – eller at det rett og slett er et fagsystem (ikke-NOARK).

Vi kan tilby helhetlige tjenester for å klargjøre, kjøre og pakke SIARD-uttrekk klart til deponering.

• Kartlegging database der base ikke er NOARK-standard
• Klargjøring av verktøy for SIARD-uttrekk
• Beriking av metadata i SIARD-uttrekk
• SIARD-uttrekk av Noark-base med tilpasset helserapport for deponering

SIARD-uttrekk er spesielt aktuelt for eldre konverterte databaser som svært ofte har store avvik i forhold til dagens Noark-5 standard. Det bør i så fall lages et SIARD-uttrekk pr. database / schema som inneholder arkivdata.

SIARD-uttrekkene tar i utgangspunktet med seg all informasjon i databasen. Så lenge historiske data ligger i egne databaser eller schema, kan det produseres SIARD-uttrekk fra disse så snart som mulig, og Arkivverket har godkjent SIARD som arkivformat for data som utelukkende er produsert i Noark-3 og Noark-4 perioden.

Så snart det er benyttet Noark5 i dataproduksjonen, skal Noark benyttes som uttrekksformat.

SIARD er et format utviklet med tanke på databasebevaring, først utviklet av det sveitsiske nasjonalarkivet og deretter videreutviklet i et EU-prosjekt hvor også det norske Riksarkivet var med.

Helsesjekk

Skal dere klargjøre en Elements, ephorte eller ESA base til deponering/avlevering? En helsesjekk av basen er en god start for å gi nødvendig innsikt for å få kontroll over innholdet i systemet.

• Helsesjekken gjennomgår alle saker, journalposter, dokumenter, arkivdeler, utvalg, perioder og arkiv med tanke på statuser, klasseringer, avskrivinger, formater og annet med utgangspunkt i kravene i NOARK5.
• Statusrapport utarbeides og oversendes til avtalt kontaktperson
• Gjennomgang av statusrapport (Teams/Skype)
• Avviket påpekes og forslag til tiltak fremmes i møte med dere

En helsesjekk av basen kan være nyttig også i andre sammenhenger enn ved klargjøring for deponering.

Vi kan tilby å re-konvertere kjente dokumentformat til PDF/A der det er behov.
Etter helsesjekken skriver vi en rapport basert på resultatene som kunden vil bli tilsendt. Vi vil følge opp med et møte med en fagkonsulent hvor vi sammen med dere vil gå gjennom rapporten. Rådgivning vil være basert på NOARK sine krav for deponering/avlevering.

Migrering

Vi opplever ofte at kunder har behov for å migrere data inn eller ut av arkivet: mellom arkivløsninger eller for overføring til langtidsbevaring i depot. Våre eksperter på dette fagområdet kan hjelpe dere med det meste innen migrering.

Vi tilbyr ekspertise på konvertering av arkivbaser, migrering av data mellom plattformer, deponerings- og avleveringsuttrekk både på Noark 5 og SIARD format og mange relaterte tjenester. Gjennom dialog og samarbeid finner vi de beste løsningene og utarbeider komplette tilbud som passer den enkelte kundes behov.