For mange kommuner sitter det langt inne å bytte systemer. Nesodden tenker nytt og har lykkes med sin ambisiøse plan om å iverksette nytt system for arkivering, saksbehandling, møtebehandling og plan- og byggesaksbehandling. På halvparten av normal prosjekttid har de innført Elements fra Sikri for 40 virksomheter og 300 brukere i kommunen.
Gro Myklebostad er leder for dokumentsenteret hos Nesodden kommune og har ledet prosjektet. Hun forteller at grundig forarbeid, trygg forankring, involvering og endringsvilje har vært viktige forutsetninger for å lykkes. I tillegg var det avgjørende med et godt samarbeid mellom kommunen, IT-driftsleverandøren Ikomm og systemleverandøren Sikri.
Som de fleste andre kommuner må Nesodden tenke nytt for å møte økende antall oppgaver samtidig som det strammes inn på budsjetter. Behovet for effektivisering gjorde at de ønsket seg en leverandør de kunne samarbeide med om utvikling fremover.
"I Sikri fant vi en leverandør som ville være en samarbeidspartner for videre digitalisering og utvikling. Vi opplever en leverandør som er gode til å utfordre oss i å tenke nytt og dele sin ekspertise"
Gro Myklebostad, Prosjektleder og leder for dokumentsenteret i Nesodden kommune
Fra de tre samarbeidspartene har det vært mange deltakere med høy fagkompetanse innen ulike profesjoner samlet i samme prosjektgruppe. Det tverrfaglige samarbeidet har fungert utmerket med deltakerne som har vært bevisste sin egen rolle og hatt gjensidig respekt for hverandres kompetanse og ansvarsområde.
Prosjektleder Lisbeth Berg i Sikri roser kommunens måte å engasjere alle nødvendige ressurser på. Hun forteller om stor endringsvilje, høy motivasjon og et godt samarbeidsklima.
"Vi opplever Nesodden kommune som dyktige på å organisere seg og gjøre nødvendige prioriteringer. De er gode til å informere, overholde frister og gi tilbakemeldinger slik at det blir enkelt å samarbeide og skape fremdrift"
Lisbeth Berg, prosjektleder i Sikri
Nesodden er en kommune med høy byggeaktivitet og mange byggesøknader. Effektivisering og forbedring av byggesaksprosessen er derfor en viktig prioritering.
«Nesodden er en av våre samarbeidskommuner som virkelig går i front og bidrar til utvikling som vil komme andre kommuner til gode. Pilotarbeidet de gjør innen plan- og byggesak har både en lokal og nasjonal verdi"
Anne Mette Havaas, Director Customer Success i Sikri
I forkant av prosjektet hadde kommunen fokus på å øke andelen digitale søknader. Nå må profesjonelle søkere sende søknadene sine digitalt. Kommunen oppfordrer gjennom insentiver også private søkere til å bruke den digitale løsningen.
Julie Bye Johansen er prosjektleder for plan- og byggesak i kommunen. Hun forteller at andelen digitale søknader har økt fra 50% til 90% som følge av endringene.
"Med det nye systemet får vi søknadene automatisk rett inn. Vi slipper å bruke tid på manuelt arbeid og søkerne får raskere svar. Sammen med Sikri er vi også godt i gang med å teste ut ePlansak, en ny løsning som skal gjøre planprosessen enda mer effektiv.
Julie Bye Johansen, prosjektleder for plan- og byggesak i Nesodden kommune
Allerede få dager etter oppstart oppleves effektiviseringsgevinster i form av spart tid og økt kapasitet. De viktigste årsakene til dette er at
Myklebostad forteller at de var opptatt av å få på plass en løsning hvor de kunne nå sine mål økt brukertilfredshet, effektivisering, tilrettelegging for bruk av ny teknologi og mer åpenhet. Ved å prioritere å komme raskt over på en fremtidsrettet løsning, er nå grunnlaget lagt for videre utvikling og nye mål.
Prosjektleder Gro Myklebostad, Delprosjektleder plan/bygg Julie Bye Johansen, Delprosjektleder politisk støtte Kristian Kvaksrud, Fagansvarlig/systemforvalter Line Haugland, Testleder Sten Kristian Schiøtz Solseth, Opplæringsansvarlig Wibekke Kleiveland og Koordinator Sara Aspaas Friling.
Teknisk ansvarlig Jan Egil Strandum og Styringsgruppe ved Jan Børge Kvamme
Kundeansvarlig Anita Åstrøm, Kundeansvarlig Anne Mette Havaas, Prosjektleder Lisbeth Berg, Fagkonsulent plan/byggesak Kowthaman Kularas, Fagkonsulent sak/arkiv Inghild Nygård, Fagkonsulent møte Stian Brandt Eggen, Teknisk konsulent Joakim Reme Torsvik, Teknisk konsulent Ole Kannelønning