Som pilotkunde har Statnett testet hvordan KI-assistenten Lobby automatisk vurderer arkiv- og journalplikt. Under årets TREFFPUNKT-konferanse delte Svein Lekve, leder for arkivet i Statnett, sine erfaringer om hvordan Lobby fungerer i praksis. Han ga også verdifulle råd til andre som vurderer å ta i bruk kunstig intelligens til dokumentvurdering.
Til forskjell fra dagens generative KI-verktøy, er Lobby er utviklet spesifikt for å automatisere vurderingen av arkiv- og journalplikt. Med smart mønstergjenkjenning og automatiserte prosesser skal Lobby bidra til økt effektivitet og bedre etterlevelse av regelverk – uten å gå på akkord med kontroll eller sikkerhet. Målet er å frigjøre tid og sikre kvalitet i dokumentarbeidet, slik at ansatte kan bruke mer energi på kjerneoppgaver.
"Vi vil ha KI som kan automatisere og effektivisere konkrete arbeidsoppgaver. Lobby er trent til å journalføre arkivverdige dokumenter i vårt eget sak- og arkivsystem, og vi bevarer full kontroll og etterprøvbarhet" |
Svein Lekve, Arkivleder i Statnett |
Statnett har vært tett på utviklingen av Lobby, og takket ja til å være pilotkunde tidlig i prosessen. For å sikre trygg testing, startet de med syntetiske data – altså ikke ekte e-poster eller sensitive opplysninger. Dette gjorde det mulig å sjekke om Lobby klarte å hente ut riktig og relevant informasjon fra e-poster og vedlegg, sette korrekt avsender og håndtere informasjonen på en god måte.
Resultatene lot ikke vente på seg: Selve KI-motoren fungerte godt, og samarbeidet med Sikri førte til at feilraten raskt ble lav. Samtidig var Statnett oppmerksom på at virkelige data ofte er mer uforutsigbare enn syntetiske data. Derfor ble neste steg å ta Lobby i kontrollert bruk på virkelige data, der en ansatt fulgte og sammenlignet resultatene med vanlig postmottak.
Gjennom pilotprosjektet har Statnett erfart at Lobby virkelig gjør en forskjell på flere områder:
Korrekt dokumentvurdering og konsistent bruk av skriveregler
God forståelse av innhold, både i e-poster og vedlegg
Evne til å merke personnavn riktig og sette korrekt avsender
Fleksibilitet – løsningen kan overstyres og justeres ved behov
Enklere sporbarhet og kontroll på resultater
Et viktig læringspunkt er “shit in - shit out”, det vil si at kvaliteten på inngående data påvirker resultatet direkte . Lobby følger reglene til punkt og prikke, og det er derfor avgjørende å jobbe godt med standardiserte skriveregler og ha disiplin i dokumentarbeidet.
Lobby er en svært enkel inngang til å oppnå raske gevinster med KI i arkivforvaltningen. Svein Lekves råd til andre som vurderer å ta i bruk løsningen er tydelige:
Start i det små og test løsningen med egne data
Vær forberedt på å tilpasse og endre skriveregler underveis
Samarbeid tett med Sikri – del erfaringer og gi tilbakemeldinger
Se prosjektet som en investering i fremtidens arbeidsprosesser, ikke bare som et effektiviseringstiltak
Ikke vær redd for å prøve og feile – læringen kommer underveis
"Tør å komme i gang og vær med på utviklingen. Gjør det kontrollert og lær gjennom å prøve og feile. Dra nytte av andres erfaringer og del av dine egne. Slik drar vi utviklingen videre sammen"
Svein Lekve, Arkivleder i Statnett
Statnetts erfaringer viser at det er fullt mulig å kombinere teknologi og kunnskap for å skape en smartere, mer effektiv og samtidig kontrollerbar arkivhverdag. Jesper Havrevold, produktleder for Elements i Sikri, og Ingebjørg Gregersen, UX-designer i Sikri, forteller at KI-assistenten Lobby er enkel å ta i bruk, men at det er samspillet mellom teknologi og virksomhetens egen kompetanse som gir de beste resultatene.
«Tett samarbeid mellom Statnett og Sikri har vært avgjørende for å trene en KI-motor som gir gode resultater. Innspillene fra Statnett har gitt oss verdifull innsikt i behov slik at Lobby gir mest mulig verdi og trygghet. Vi håper dette inspirerer andre kunder til å jobbe sammen med oss om videre utvikling av KI-løsninger» |
Jesper Havrevold, Produktleder Elements |
Ingebjørg Gregersen, UX-designer |
Fremtidens arkivarbeid er allerede i gang – og med løsningene fra Sikri og erfaringene fra Statnett, har dere et solid utgangspunkt for å lykkes.