Martin Bould mener teknologien presser frem en ny arbeidshverdag for arkivarene.
- I fremtiden vil du ha en høyere grad av spesialisering for arkivarene. De må høyere opp i verdikjeden i virksomheten de jobber i, og de må få dokumentasjonskrav-briller som gjør at de hele tiden jobber for å ta vare på det som skal arkiveres, sier Martin Bould.
- Arkivaren må styrke kunnskapene om saksområdene de skal understøtte, og få en aktiv rolle med sikring av dokumentasjon i fagsystemene som også er fremtidens aktive arkiver, fortsetter han.
Arkiv-nestoren jobber til daglig som konsulent for Experis Ciber (nå Experis Solutions), og er i tillegg førstelektor ved NTNU.
Sikri har publisert et whitepaper om hva som skjer når arkivaren og kunstig intelligens finner hverandre.
Det har gått sakte
- Utviklingen har egentlig gått forbausende sakte. Allerede rundt 1985 tok Arkivverket mot registerdata elektronisk fra de store registerbaserte fagsystemene i forvaltningen.
Samtidig har arkivsystemene (sakarkivsystemene) i praksis vært systemer for håndtering av korrespondansestyring og kontroll altså post som har kommet inn, og post som har gått ut. Et verktøy for arkivarene. Ikke et støttesystem for gjennomføringen av saksbehandlingen (for den jobben kommunen eller virksomheten skal gjøre), sier Bould.
Ifølge førstelektoren skjedde den største endringen for hvordan man jobbet med arkiv da epost ble tatt i bruk i saksbehandlingen. Da utviklet e-postsystemene seg til å bli et eget system for hvordan man gjorde saksbehandling, som på mange måter skjedde utenfor eksisterende saksehandlingsprosessene som slik den foregikk da
Kan ikke skille mellom arkiv og fagsystemer
Saksbehandleren begynte å behandle epost-systemene som arkiv, og det var ikke alltid slik at dokumenter med verdi ble knyttet til saken og arkivert. I tillegg til e-post kom fagsystemer med støtte for lagring av dokumenter. Disse systemene ble etablert uten at arkivet ble involvert, og uten at de arkivverdige dokumentene ble sendt til arkivet for registrering og arkivering. Med stadig mer fullstendige fagsystemer for saksbehandling, har det vært situasjonen for arkivene lenge. Nå tror han tiden har kommet for en mer helhetlig tilnærming til hvordan en virksomhet behandler dokumentene og informasjonen de sitter på.
- Det jeg mener bør skje er at systemene, altså saksbehandlingssystemene og arkivsystemene, ikke skal ha noe skille. Det må være det samme. Det betyr at du kan ha et fagsystem der all data ligger, men så må arkivaren være på et nivå over saksbehandlerne – og sette regler i systemet for hva slags informasjon i fagsystemet som skal tas vare på for ettertiden, og hva som skal ligge der så lenge saksbehandlingen krever det, sier han.
Vil forenkle innsynsprosessen
Automatisering blir også en viktig del av effektiviseringen av saksbehandlingsprosessene – der man kan bruke maskinlæring og AI for å drive beslutningsstøtte. Det betyr altså at saksbehandlerne i for eksempel en byggesak bare må ta stilling til om fagsystemet har fattet riktig beslutning, og ikke faktisk drive aktiv saksbehandling av hver byggesak.
Bould mener bruken av kunstig intelligens og maskinlæring vil kunne spare forvaltningen mye ressurser.
- I dag sitter det kanskje flere årsverk i et departement og håndterer innsynsforespørsler. I fremtiden vil systemene automatisk skjerme det som er skjermingsverdig, som sensitive opplysninger om personer, forretningssensitiv informasjon eller dokumenter som omhandler informasjon som berører rikets sikkerhet – mens resten kan sorteres ut og utleveres. Dette forutsetter at fangst og mottak av dokumenter blir mer spesialisert og at flere ulike typer metadata blir påført ved registrering. Da vil det foreligge tilstrekkelig med kunnskap om innholdet i dokumentene til at publisering og tilgjengelig-gjøring blir enklere og deler av den manuelle jobben blir borte, sier Bould.
Men hvilke krav stiller det til arkivaren 2.0?
- Det stilles selvfølgelig krav til digital kompetanse, og det er nok sånn at arkivaren må lære seg mye om automatisering. Men kjernen i oppdraget blir det samme – vi skal ta vare på den riktige informasjonen, kvalitetssikre og organisere det på en måte som gjør at verdien i dokumentene opprettholdes for ettertiden, avslutter Bould.
Automatisering er en megatrend for arkivarer.
Sjekk ut vårt spennende webinar om emnet her.
