I Sikri er vi lidenskapelig opptatt av å utvikle gode programvarer til offentlig sektor. Men programvarene blir kun så gode som brukerne som skal benytte seg av dem. Derfor er brukeradopsjon noe av det viktigste vi gjør. Etter mange år i bransjen har vi lært oss de beste metodene for å lykkes. Her er en liste over det viktigste som både vi og kundene våre må huske på.
Involver riktige folk fra start
Når vi jobber med brukeradopsjon er det første vi gjør å kartlegge brukernes behov, avklare forventninger og involvere en prosjektgruppe fra kunden. Her er det viktig at de som faktisk skal bruke programmene er involvert tidlig i prosessen. Er det arkivarer som skal gjøre den faktiske jobben er det viktig at de er med, akkurat som byggesaksbehandlere bør involveres tidlig i opplæring av byggesaksmoduler. Involvering av fagfolket er like viktig som ledergruppa, i tillegg til at beslutningstakere også må være inkludert.
Tilpasninger til hver enkelt kunde
Ingen kunder er like og det er vår jobb å tilpasse oss brukernes behov. Da må vi jobbe med kundens ønsker, hvordan de vil ha kursene levert, hvordan de vil rapportere, og sørge for god dialog der vi svarer på alle spørsmål. Vi starter hvert prosjekt med kartlegging av ulikt omfang etter kundens ønske, der vi går gjennom dagens situasjon, forventninger om hva som skal oppnås og målsetninger. Noen kunder ønsker seg oppdatering til ny versjon, mens andre har større mål og strategier for arbeidet. Da er det vår oppgave å bistå kunden med å nå disse målene.
Kurs og digital læring
En stor utfordring med brukeradopsjon er å sette av nok tid til læring. Vår erfaring tilsier at læring i kundens eget miljø der vi bruker løsningen de har installert, er den beste metoden. Da er det enklere å få en oppfatning av situasjonen og skape nærhet av å være i samme rom. Nå for tiden er det ikke alltid like lett å besøke alle landets kommuner, og vi har derfor blitt ganske gode på digital opplæring som en god nummer to. Digitale heldagskurs fungerer ikke like bra som fysiske, så derfor har vi tilpasset oss og lagt opp til nettkurs på 2-3 timer. Da er det lettere for brukerne å konsentrere seg og få mest ut av læringen. I tillegg tilbyr vi e-læring og spillsimulering for en litt morsommere måte å lære seg nye ting på.
Gode brukere frigjør mer tid
Bruk av digitale verktøy frigjør tid som kan brukes til nye oppgaver. Brukere som er gode i en programvare vil korte ned behandlingstiden i for eksempel søknadsprosesser og det gjør at man kan behandle flere søknader på kortere tid, og søkere får raskere svar. Oppgaver som å bære konvolutter til postkontoret før det stenger utgår, og de ansatte kan få nye oppgaver. Endringer trenger ikke være negativt, men kan gagne de ansatte slik at alle får en bedre arbeidshverdag.
TTT – træn, træn, træn
Det aller viktigste når det kommer til brukeradopsjon er øvelse – eller træn, træn, træn, som vi sier der jeg kommer fra. Sikri tilbyr hjelp underveis, men mengdetrening utgjør en stor forskjell. Jo mer tid brukerne legger inn, desto bedre rustet er de den dagen de står i produksjon og virkelig skal levere. På denne måten vil man oppleve en mestringsfølelse og dermed maksimere nytten av digitale verktøy.
Er du nysgjerrig på hvordan vi i Sikri kan bistå med brukeradopsjon? Ta gjerne kontakt med oss for å finne den løsningen som passer din arbeidsplass best.
