<img height="1" width="1" style="display:none" src="https://www.facebook.com/tr?id=1105800979812428&amp;ev=PageView&amp;noscript=1">

Nytenkning med bruk av unge studenter!

Sikri tar i bruk ungdommelig innsikt og kreativitet for å nå målet om at offentlig sektor skal slippe å tenke på arkivering innen 2025. Vi møter studentene ved Universitetet i Agder som har gjennomført praksis og bachelor oppgaven sin hos oss i Sikri. 

De 5 studentene smiler bredt og er godt fornøyde etter fullført bachelorgrad med toppkarakter. Nå tar de seg en velfortjent sommerferie før ulike jobber står for tur. Ole Haraldseth, Aleksander Bævre Larsen, Daniel Mossestad, Fredrik Meltveit og Kirsti N. Nesse er alle mellom 23 og 29 år og har gjennomført bachelorstudiet IT og Informasjonssystemer ved Universitetet i Agder. 

Tjenestedesign

Kirsti hadde praksis høsten 2020 hos oss i Sikri med fokus på tjenestedesign. Prosjektet hadde den spennende tittelen "Forenklet saksbehandling". 

- Jeg ble utfordret av Sikri til å se nærmere på en bestemt brukergruppe i offentlig sektor, de som bruker andre fagsystemer for en del av jobben sin, men som har noe arbeid i Sak/Arkiv systemet Elements. 

Kirsti forteller at hun ønsket å ha praksis hos en leverandør som vektlegger fasen hvor man jobber med kundebehov og tjenestedesign. Hun liker koding, men ønsket å se andre deler av jobben innenfra hos en leverandør. 

- Sikri var den leverandøren som skilte seg ut på dette området, forteller hun. 

- Jeg fikk møte saksbehandlere i både kommuner og fylkeskommuner i denne praksisperioden. I starten var de veldig opptatt av hvilke funksjoner og knapper de ønsket seg andre steder i systemet. Etter hvert ble de med på å fortelle meg hva de jobber med og hvilke oppgaver de gjennomfører i sin arbeidshverdag.  

I Kirsti sin rapport møter vi personas Frank Dale på 42 år, hans objektive mål, største utfordringer, ansvarsområde, sentrale verktøy han trenger for å gjøre jobben og hvilke prefererte kommunikasjonsformer han har. I sammen med sin veileder, Fredrik B. Werpen, forretningsutvikler i Sikri, blir de første mockups skissert. 

Proof Of Concept

Ole, Daniel, Fredrik og Aleksander er de som vinner konkurransen om å få gjennomføre bachelor oppgaven hos Sikri. De tar utgangspunkt i rapporten til Kirsti med mål om å utvikle en løsning som dekker behovene til Frank Dale og mennesker med disse behovene. 

- Vi jobbet videre med brukerhistoriene og testet konseptet vårt på kunder underveis, men vi hadde også mange runder internt med sentrale ressurser i Sikri, sier Aleksander. 

Studentene har fokus på å utvikle en løsning som jobber sømløs med Sikri Arkiv, men uten at brukeren tenker på arkivering. Deres fokus i utviklingen er å gi brukeren nødvendig støtte til å gjennomføre sine arbeidsprosesser i et moderne og intuitivt design.

- Vi brukte et designspråk kalt Material Design som ble utviklet av Google i 2014 og er brukt av en rekke store selskaper i verden slik som Google og deres økosystemer, NASA, Netflix, Spotify og Amazon, forteller Ole. 

Integrasjonen med Sikri Arkiv (NCore) løses ved bruk av Sikri sitt REST API som benytter OData protokoll. Proof Of Concept blir en fullkodet prototype som kan demonstreres og testes. 

Vi spør hva studentene tror de tilfører av ny kunnskap til oss i Sikri. 

- Det å forenkle arbeidsoppgaver er noe som ansatte i Sikri helt klart har fokus på. Vi som unge studenter ser kanskje verden med litt andre øyner fordi vi ikke har med oss erfaringer om hvordan ting fungerte før. Jeg skulle f.eks. gjøre endringer i skattemeldingen og min far kommenterte at det har blitt så utrolig enkelt nå. I fra mitt ståsted er det flere ting jeg gjerne skulle hatt enklere, men nå har jeg aldri opplevd tiden hvor man måtte sende inn ting på papir, forteller Aleksander.

Fagkveld

Studentene forteller at de er veldig imponert over hvor mye tid og ressurser Sikri la ned i oppgaven. Her nevner de både hva slags type ressurser de fikk tilgang til av både teknologi og ansatte, men også at det ble avsatt en egen fagkveld der de fikk fortelle og vise hva de utvikler. Fagkvelden ble gjennomført en ettermiddag hvor ca. 50 ansatte fra Sikri deltok.

- Å få møte flere i ledelsen i Sikri, inkludert CEO der vi ble lyttet til, var inspirerende for oss, sier Daniel. 

- Det inspirerte meg som jente at Sikri har så mange kvinnelige ledere, legger Kirsti til. 

Veien videre

Studentene leverer en bachelor oppgave som scorer toppkarakter, men de har også gitt Sikri en veldig god start på å gi en viktig brukergruppe en ny mulighet. Rammeverket vil bli jobbet videre med i fra Sikri sin side med mål om pilotering over sommerferien. Studentene synes det er kjekt at de har fått være med på å realisere en ny måte å gjennomføre saksbehandling i offentlig sektor på, det helt uten å vite noe om arkivering. 

Vi fra Sikri sin side kan fortelle at arkiveringsprosessen tikker og går på baksiden av denne nye løsningen, uten at noen merker det utover arkivaren som sitter fornøyd og kontrollerer før offentlig journal oppdateres. 

Aikivar

Anne Mette Havaas

Director Product & Marketing i Sikri