Samarbeid om innovasjon

Høsten 2022 lanserte Notodden som første kommune en ny og enklere måte for saksbehandling av søknader om parkeringsbevis for forflytningshemmede. Veien til lansering har vært en bratt læringsreise for alle involverte.

Snart skal andre kommuner i Kongsbergregionen adoptere den samme løsningen, og gjøre saksbehandlingen av søknader om parkeringsbevis likt det man nå gjør i Notodden.

For leverandørene Sikri og Sem & Stenersen Prokom er samarbeidet de har med Kongsbergregionen spesielt. Som leverandører står de på likefot, og samarbeider på måter som ikke er normen i andre digitaliseringsprosjekter.

Kongsbergregionen har valgt å la digitalisering være høyt på agendaen, men har også et mål om å bruke leverandørene de allerede har effektivt.

Ikke la høye ambisjoner bli en hindring

- Ambisjonsnivået i dette prosjektet var svært høyt. Vi har møtt en del hindringer i form av både kulturmessig og politisk art, som ikke har gjort all den automatiseringen vi så for oss mulig. I stedet for å la hindringene forsinke prosjektet, så har vi fortsatt med de rammene vi har og har lykkes med å digitalisere søknadsprosessen for parkeringsbevis på å en måte som gjør den enklere å forholde seg til både for søkere og saksbehandlere, sier innovatør Tonje Kristin Hokholt Nordli i Sikri.

Tonje Kristin Hokholt Nordli, Innovatør i Sikri

Med det innrømmer man at ikke alle ambisjonene man hadde for prosjektet er oppnådd, men det betyr ikke at man opplever å ha feilet.

- Det vil alltid være hindringer som ligger utenfor prosjektets kontroll når det gjelder digitalisering. Det viktige er jo at man likevel gjør fremskritt – og lager bedre tjenester for befolkningen enn det man hadde før, sier Richard Hovdsveen, Direktør for Vekst i Sem & Stenersen Prokom.

- Vi har lykkes med å få til en løsning som var rask å sette opp, og som enkelt kan skaleres til flere brukere. Vi hadde høyere ambisjoner, og de er ikke lagt bort, men må vente til det er gjort politiske avklaringer og ting som ligger utenfor prosjektets kontroll. Når rammevilkårene er bedre, kan også tjenesten utvikles til å bli bedre. Det viktigste er likevel at man nå har en løsning som fungerer og sikre likebehandling av søknader, sier Hovdsveen

Richard Hovdsveen, Direktør for Vekst i Sem & Stenersen Prokom

Leverandørene må klare å samarbeide

At Sikri og Prokom har vært likestilte partnere har vært en stor fordel på mange områder, selv om det ikke er vanlig i digitaliseringsprosjekter.

- Det var veldig ønsket fra vår side. På den måten har vi hatt en skikkelig prosess for å velge leverandørene av alle deler av leveransen, sier prosjektleder for Kongsbergregionen, Halvor Rostad.

Halvor Rostad, prosjektleder i Kongsbergregionen

Skjema og saksbehandlingssystem har tradisjonelt sett ikke vært så tett sammenknyttet – men i den digitale alderen er man nødt til å la det ene systemet passe perfekt sammen med det andre. Spørringene i skjemaet må passe med den arbeidsflyten man legger opp til i saksbehandlingen.

Når man skal drive kommunale innovasjonsprosjekter blir det dermed viktig at man har partnere som evner å jobbe sammen.

- Samarbeidet med Prokom og Sikri har vært veldig godt. Fra vår side har det vært viktig at de også klarer å jobbe seg imellom, og det har de levert på så langt.

Dialogen avgjørende

- Vi ønsker å gjøre Kongsbergregionen til et innovasjonsfyrtårn – og da er det å samarbeide en nøkkel for alt. At vi er to parter på likefot er spennende, og det har sine utfordringer, men så langt har vi lykkes godt, sier Tonje Kristin Hokholt Nordli i Sikri.

- Kongsbergregionen har vært veldig flinke. De har satt av dedikerte ressurser på sin side, og de har opptrådt ryddig og ordentlig. Det er viktig for å ha suksess, sier Nordli.

- En utfordring har vært at ressursene som skal bidra inn i piloten har sittet i forskjellige kommuner. Når de har bidratt inn, så har det ikke alltid vært like samstemt som man kunne håpe på, forsetter hun.

- Noe som gjelder både hos bestiller og leverandør er at ressurser må frikjøpes, og når det er et lite prosjekt som dette har vært, så er det vanskeligere å rettferdiggjøre, sier Nordli.

Richard Hovdsveen i Sem & Stenersen Prokom peker på det politiske nivået i kommunene som en utfordring man må lære seg å forholde seg til.

- Det er viktig at man får tatt gode avklaringer på hvilke kamper man skal ta – og hvordan man finner løsninger som er gode for alle de ulike interessentene, sier han.

- På denne piloten har samarbeidet vært særdeles viktig – og det vil fortsette å være det i samarbeidet med Kongsbergregionen. Alt i alt har det fungert superbra, sier Hovdsveen.

Det handler om å utgjøre en forskjell

- Vi har hatt mange fine dialoger og diskusjoner om hvordan man skal lage en god plattform for innovasjon, fortsetter Hovdsveen.

Tonje og Richard har fungert som idémakere. Begge er ganske direkte, og det er viktig at man klarer å ha en åpen og ærlig dialog - selv om man representerer to ulike selskaper, sier Nordli.

- Dette er jo en plattform for å øve på innovasjon for både Kongsbergregionen og for oss som leverandører. Den læringen vi tar med oss herfra, i et lite prosjekt, kommer til å være avgjørende når vi skal ta fatt på mer omfattende utfordringer, sier Nordli.

- Til syvende og sist handler jo dette om å utgjøre en forskjell. Når man ser hvilken effekt det å modernisere offentlig sektor har, så begynner det å bli skikkelig spennende. Prosjekter som dette handler om å skape håndfaste verdier for det samfunnet vi alle er en del av, sier Hovdsveen. 

Les mer om pilotprosjektet:

• Digitalisering sikrer likebehandling for forflytningshemmede