Data og arkiv har en sammenheng. Arkiv er data som skal tas vare på. Offentlig og privat sektor jakter sammen på de beste løsningene for å automatisere datafangsten. Hva er det som holder oss igjen?
Fra data til arkiv
Data gir først mening når vi vet noe om sammenhengen dataene eksisterer i. I samspillet mellom maskin og mennesker skapes fortolkningen og data blir tilført mening. Den informasjonen som kan brukes til å bekrefte eller forklare handlinger og aktiviteter er det vi kaller for dokumentasjon. Informasjon som viser til handlinger og aktiviteter, er dokumentasjonen. Den dokumentasjonen som skal tas vare på i lang tid, er hva som utgjør arkivet.
Bevaring og minimering
Det er ikke all dokumentasjon som skal tas vare på til evig tid. Dagens regelverk sier noe om hva slags type dokumentasjon som skal langtidsbevares. På den ene siden virker det ganske oversiktlig hva som skal minimeres, men på den andre siden blir det vanskelig når det kan tenkes at informasjonen vil kunne ha betydning for samfunnsutviklingen en gang i fremtiden. Det kan også være vanskelig å få helt taket på når informasjonen skal betraktes som dokumentasjon.
Lov om samfunnsdokumentasjon
Nå er det allerede to år siden utredning om forslag til ny arkivlov ble lansert. Fra kalveskinn til datasjø er den spenstige tittelen på NOU 2019:9. Ut i fra tittelen kan vi forvente en forenkling og utnyttelse av data som gir moderne teknologi mulighet til å hjelpe mennesket å arkivere riktig, sikkert og effektivt. Ja, selve grunnlaget for å realisere Arkivverkets drøm om å løse arkivfloka og gi ansatte i offentlig sektor mulighet til å fokusere på tjenesteproduksjonen, mens arkivdannelsen skjer av seg selv. Arkivarene går fra operatører til kontrollører.
I 2025 skal ingen trenge tenke på arkiv
Det er visjonen Arkivverket har lansert. De digitale økosystemer er mye omtalt på flere arenaer og vi jobber alle iherdig med å automatisere på en trygg og sikker måte. Teknologien finnes og vi søker ut i en regulatorisk sandkasse for å utfordre dagens lover og regler slik at også sensitiv data kan automatiseres. Men kan det tenkes at den største utfordringen ligger i noe helt annet?
Må vi våge å sette regler?
Dagens regelverk er sånn passe uklart på hva som skal defineres som arkiv og tilsvarende er forslag til ny lov. I møte med de demografiske utfordringene, krav til effektivisering, personvern og kvalitet på informasjonen, burde vi kanskje våge oss ut på noen klare regler om hva som skal tas vare på i et langtidsperspektiv? Verken standardiseringsarbeid eller teknologi kan hjelpe oss å sortere hva som skal bevares og hva som skal minimeres. Valget må tas av oss mennesker.
