Arkivaren kan innta en mer strategisk rolle når kunstig intelligens lar kolleger og innbyggere hjelpe seg selv.
Haakon Johannessen leder Sikris utviklingsteam innen kunstig intelligens og maskinlæring. Fagfeltet har han jobbet med siden 2002, både med utvikling, strategisk ledelse og kundebistand.
Målet er å skape nyskapende løsninger for arkivarer, slik at man kan jobbe med mer verdiøkende oppgaver, og mindre med manuelle og gjentagende tidkrevende oppgaver.
- Vi utvikler brukervennlige løsninger som beriker prosessene til arkivarer og saksbehandlere. Derfor ser vi etter monotone, kjedelige og ressurskrevende oppgaver som vi kan sette en robot eller en AI på. Hensikten er ikke å erstatte menneskene, men å hjelpe de møte krav og behov som stadig blir mer avanserte og krevende, sier Johannessen.
Han tegner et bilde av en tilværelse der en AI snart kan brukes til intelligent saksbehandling, eller overta de mer kompliserte delene av «chat-funksjoner» som i dag ivaretas av servicetorg eller en saksbehandler. Dermed kan dyktige fagfolk flytte seg fra skranke til rådgivning.
En AI som høflig sier nei
- Vi jobber med å få på plass funksjoner som skal brukes til å sikre innhold, for å styre tilganger eller til skjerming av tekst. Vi har blant annet et verktøy som kan bestemme om noe skal sladdes i en PDF, som et kontonummer, et personnummer, eller andre sensitive opplysninger.
Til støtte brukes rammeverk fra store teknologiprodusenter som Google og Microsoft som kan bygges videre på, der bruk av Natural Language Processing vil bli særlig utbredt.
- Visjonen er at vi kommer så langt at en AI både kan behandle et brev, og deretter skrive et høflig svar basert på tidligere svar på tilsvarende henvendelser.
Mange kommuner har rullet ut chat-roboter allerede, og Johannessen mener vi har kun sett konturene av hva som blir mulig.
- Jeg sammenligner det gjerne med nettbanken. Kundene foretrekker i dag å kunne hjelpe seg selv fremfor å måtte stå i kø i banken. Slik kan det også bli med saksbehandling i den offentlige forvaltningen, sier han.
En hjelper og en rådgiver
Mange løsninger er allerede på plass. Fylkeskommuner og kommuner kan eksempelvis ha stor verdi av løsninger der en AI automatisk sladder sensitive opplysninger før det arkiveres.
- I første omgang vil en AI fungere som en hjelper, og deretter blir den en rådgiver som kan bistå innbyggere eller saksbehandlere.
Slike nye kunstig intelligente hjelpemidler er ukjent for de fleste, også arkivaren. Like fullt mener Johannessen at fagfeltet bør kjenne sin besøkelsestid.
- I starten vil ikke AI gjøre så mye på egen hånd, annet enn å foreslå noe for brukeren og avlaste prosesser. Vi skal lage verktøykasser for dette og for løsningene som kommer, sier han og peker på at teknologien skal være enkel å bruke, og forholdsvis lett å innføre.
Målet er også at løsningene ikke oppfattes som en vaktbikkje eller revisor med lang pekefinger.
- Fremfor at en arkivar får verktøy for å kontrollere, kan vi skape løsninger som forhindrer at saksbehandler gjør feil og samtidig gjør saksbehandlingen mer effektiv. Dette kan vi ordne ved å flytte teknologien fremover i verdikjeden. AI skal støtte og veilede.
Hva skal arkivaren gjøre om ti år?
Johannessen peker på at mange kunder får beskjed at de skal vurdere å innføre AI og roboter, men de får ikke veiledning på hva begrepene betyr, hvilke styrker AI har, og hva som skal til for å lykkes.
- Et råd er å analysere hva det brukes tid på og avdelingene og finne de prosessene som ikke krever dyp fagkompetanse. Deretter bør arkivaren tenke seg til hvordan vedkommende ønsker at arbeidsdagen skal være om ti år.
I det svaret ligger også erkjennelsen at arkivaren får en langt viktigere rolle i fremtiden.
- Det er lett å se at arkivaren kan spille en nøkkelrolle for digitalisering i organisasjonen. Når teknologien er på plass kan arkivaren proaktivt forbedre prosesser og rutiner fremfor å måtte bruke tiden sin på å sjekke at ting er gjort riktig.
Automatisering er en megatrend for arkivarer.
Sjekk ut vårt spennende webinar om emnet her.
