Navigering i et stadig mer omfattende lovverk og kompetanseheving er de største utfordringene for dagens arkivarer.
To arkivarer og en jurist er samstemte i at arkivarrollen er i endring. Utvikling skjer fort, og arkivaren er avhengig av å tilegne seg kunnskap om nye systemer og oppdaterte lovverk i et rykende tempo for å henge med. Informasjon er mer verdifullt enn noensinne, og arkivarens funksjon er mer tverrfaglig.
Det kommer fram i et dybdeintervju gjennomført som en fagdiskusjon med to arkivarer og en jurist. De tre er:
- Anja Jergel Vestvold – Engasjert fagperson innen arkiv og informasjonsforvaltning
- Espen Sjøvoll – Avdelingsdirektør, arkivverket
- Jeanette Tverberg – Jurist og foreleser i dokumenthåndtering, arkiv og personvern for Jusutdanning AS
Denne artikkelen er et utdrag av en lengre samtale. Her kan du laste ned whitepaper og bli kjent med Aikivaren.
Hva er arkivarens største utfordring i dag?
ES: Vi er et fagfelt som tradisjonelt er viktig på slutten av prosesser. Virksomheter tar i bruk mye ny teknologi, så i dag må arkivaren må snu seg fra å være den som sitter med sluttproduktet, til å forstå hva som skjer når virksomheten innfører nye teknologier. Arkivaren har en utfordring med å flytte tankesettet fra en som bare sitter og passer på, til å bli en bidragsyter til å sørge for at virksomhetene har god kontroll på sin dokumentasjon.
JT: Det er veldig viktig at arkivaren er godt oppdatert på nye systemer som tas i bruk. Det kan være utfordrende å tilegne seg kunnskap om de nye systemene. Utviklingen går fort, og jeg ser at regelverket på enkelte områder ikke oppdateres i takt med den digitale utviklingen.
ES: Lovgivningsfeltet arkivaren må forholde seg til har blitt mye større. Det har kommet inn mange flere lover som påvirker. For eksempel treffer lover om personvern arkivfeltet. Utviklingen gjør at man må være oppdatert på alle andre lover som kommer.
JT: Tilbakemeldingene jeg har fått, er at man har blitt mer bevisst på personvern etter den nye personvernforordningen til EU (GDPR) trådte i kraft. Man har blitt mer opptatt av hvor man lagrer og oppbevarer dokumenter, samt at man er mer bevisst på å få det inn i saksbehandlingssystemene og arkivere på rett måte. GDPR er et omfattende fagområde som krever kunnskapsheving.
AV: Jeg er ikke så skråsikker som de andre. Da jeg så spørsmålet, begynte jeg å tenke på «hvem er egentlig arkivaren»? Hvis det å være arkivar er å forvalte og styre informasjon slik at den understøtter virksomhetens mål og etterlevelse, kan man ikke da si at både personvernrådgiveren og saksbehandleren er arkivarer også? Det er noe med hele ideen om hva arkivaren er. Er man en arkivar i arkivverket, har man store utfordringer med det å navigere lovverket for arkiv som ikke henger sammen med resten av verden. Det tenker jeg smitter over til de som jobber med informasjonsforvaltningen i offentlige virksomheter.
AV: Vi som informasjonsforvaltere i virksomhetene har en utfordring med å sette oss inn i vår virksomhets verdikjede. Vi må snakke om informasjonen som skal forvaltes ikke om systemene. Når vi snakker om arkiv, begynner vi fort å snakke om saksbehandlingssystemer og den gamle måten å gjøre ting på. Vi må gjøre en del avlæring til folk rundt oss om rollen til en arkivar og oppfatningen om at arkiv skjer på slutten og i tillegg til de verdiskapende prosessene. Vår oppgave er ikke å lage et hvelv med informasjon som ingen skal komme inn i. Det handler om å gjøre informasjonen tilgjengelig for bruk i bedriften, slik at den er en ressurs for å nå målene her og nå.
Hvilken posisjon bør den moderne arkivaren ta?
JT: Arkivaren kommer til å ha en rolle i framtiden også. Skal man tilpasse seg, må man være åpen for å tenke nytt. Å kunne dele kunnskap og bygge på den kompetansen man allerede har er essensielt. Arkivaren bør benytte seg av kursing og andre former for kompetanseheving som arbeidsgiver kan tilby, samt forsøke å motivere hverandre til læring på arbeidsplassen.
AV: Man må holde seg oppdatert på regelverk og behov som påvirker forvaltning og bruk av informasjon, det inkluderer mer enn arkivregelverket. Kompetanseutvikling er viktig, og den beste måten å sørge for egen utvikling er å henge seg med på oppgaver og utvikling av prosjekter på jobb. Det gir kunnskap helt i kjernen av å forstå virksomheten din og utnytte kompetansen til å være med å skape verdi i din virksomhet. Kompetanse kommer ikke bare fra kurs, det kommer fra jobben man gjør. Man kan få en «wow-opplevelse» av å virkelig ha lært noe nytt fordi man for eksempel var med i en prosjektgruppe, selv om oppgavene er på siden av daglige oppgaver som journalføring. Ta mulighetene du får. Arkivering og den typen oppgaver har ingen verdi i seg selv uten at de oppgavene du gjør blir et virkemiddel for å støtte virksomhetens øvrige prosesser.
ES: Jeg tror arkivarens rolle i framtiden kommer til å være litt annerledes. Arkivaren bør tenke at de har en tverrfaglig funksjon i virksomheten. Videre bør arkivaren samarbeide tett med de som jobber med informasjonssikkerhet, og de som jobber med personvern. I dag har vi tre fagfelt som egentlig holder på med de samme tingene, men med forskjellige begreper: arkiv, informasjonssikkerhet og personvern. De tre fagområdene er opptatt av mange av de samme tingene – om de klarer å snakke godt sammen, får man god informasjonssikkerhet, gode arkivprosesser og godt personvern på en gang.
AV: Noe som virkelig har endret seg de siste 20 årene er teknologien vi har tilgjengelig. Vi tror vi tar strategiske valg for å utnytte teknologien, men jeg tror det er teknologien som driver oss til å måtte endres. Og når vi har tatt i bruk teknologien, må ofte også rutinene endres og teoriene forstås på nytt. Hvis vi prøver å trykke alt inn i det samme som vi gjorde før blir det ingen forbedring.
Denne artikkelen er et utdrag av en lengre samtale. Her kan du laste ned whitepaper og bli kjent med Aikivaren.
I hvilken grad vil teknologi endre arkivarfaget i årene fremover?
AV: Framover vil det handle om at teknologien gir mulighet til å legge nye strategier og finne nye løsninger. Det handler om å gripe muligheten teknologi gir til å flytte prosessene vi er en del av fra å være et sluttpunkt og biprodukt, til å bli et virkemiddel i oppgaveløsingen. Man må aktivt ta stilling til teknologien, og være med på å diskutere hvordan vi kan bruke den.
JT: Jeg har tenkt fram og tilbake på det med kunstig intelligens i arkivarfaget. Arkivaren må følge med på utviklingen, og ikke være redd for løsningene som kommer. Arkivarrollen er likevel viktig selv om dokumenthåndteringen har blitt mer digitalisert. Arkivaren har fortsatt en viktig rolle i prosessen fra A til Å.
ES: Det ene vi i hvert fall må gjøre er å legge fra oss gamle sannheter om hvordan vi løser oppgaver. Teknologien endrer mulighetene våre til å løse ting. Det er viktig at arkivarene forstår nok av teknologien til at de ser konsekvensen av den, uten at vi skal bli teknologer. Nå dukker det opp teknologi som kunstig intelligens, som gjør det krevende å jobbe med arkivfaget. Hvordan kan vi stole på at kunstig intelligens er etterrettelig? Hvis en AI sier «ok» til noe, hvordan vet vi hva beslutningen ble tatt på grunnlag av? Grunnlaget for beslutninger må man kunne dokumentere i offentlig sektor. Vi i arkivfaget må forstå nok av teknologien til å stille de gode spørsmålene.
AV: Jeg hører folk sier at vi må se i arkivet for å verifisere at noe er riktig. Jeg forstår ikke hvordan vi kan stole på at noe er riktig bare ut ifra at informasjonen er lagret i et system vi kaller arkivsystem? Teknologiutviklingen brukes også til å forfalske og lure, for eksempel «deep fakes». Jeg tror arkivaren og arkivets rolle i den konteksten handler om å ha teknikker for å avgjøre at det vi sitter og ser på er troverdig eller ekte.
