<img height="1" width="1" style="display:none" src="https://www.facebook.com/tr?id=1105800979812428&amp;ev=PageView&amp;noscript=1">

Kundeerfaring med bruk av RiskManager Dokumentstyring

Bjørn Klubbenes er prosjektleder i Fredrikstad kommune, med hovedansvar for innføring av RiskManager i sin kommune.

Fredrikstad kommune var i en situasjon der kvalitetsdokumentasjon både var lagret i ulike formater og på ulike steder. I tillegg var det etablert en rekke manuelle og elektroniske avvikssystem. Kommunen ønsket å få på plass et enhetlig og felles system for hele kommunen, og vurderte dette som avgjørende for å lykkes i kvalitetsarbeidet.

Oppnådde endringer

All informasjon på ett sted: Fredrikstad kommune har over 5500 ansatte. Dersom alle skulle bruke tid på å lete etter informasjon, ville dette til sammen utgjøre svært mye tid. Kommunen har nå alt samlet i ett felles system, noe som var et viktig kriterium ved anskaffelsen.

Økt tilgjengelighet til felles prosedyrer og informasjon, har hatt stor betydning i arbeidet med internkontroll og kvalitet. Tidligere ble det brukt alt for mye tid å på å søke etter informasjon, og i tillegg var det usikkert om man hadde riktig versjon av dokumentene.

I dag har medarbeiderne trygghet for at de forholder seg til siste og godkjente dokumentversjoner. Rutinene finnes på ett sted, og det er enkelt å søke via RiskManager.

Vesentlig reduksjon av kopiering

Tidligere ble det ofte tatt kopier av gjeldende rutiner, og det fantes derfor mange kopier ute i organisasjonen av samme dokument. Dette var også anmerkning fra tilsynsmyndighetene ved tilsyn. Når prosedyren ble revidert, var det alltid mye forvirring rundt hva som var siste og gjeldende versjon. Dette er ikke tilfellet i dag. Det er den elektroniske utgaven som er det gyldige dokumentet.

Svært brukervennlig løsning

Det er store variasjoner i IT-kompetansen blant brukerne i kommunen, så en enkel og brukervennlig løsning er derfor en forutsetning for å lykkes med kvalitetsarbeidet. RiskManager er svært intuitiv og selvforklarende, noe som gjør at den vanlige sluttbruker kan ta i bruk systemet uten opplæring. Dette er en stor fordel i virksomheter som stadig endrer seg med omorganiseringer og nye medarbeidere. Det er lett å finne dokumenter, svært enkelt å melde inn/rapportere avvik, skader på ansatte eller forbedringsforslag. Det er også lettvint å legge inn nye dokumenter og vedlikeholde eksisterende.

Oppnår resultat ved å fokusere på kvalitet

Fredrikstad kommune har sterkt fokus på kvalitet med brukeren i fokus. Avvik vil likevel alltid kunne oppstå, og kommunen jobber med kontinuerlig forbedring.

RiskManager støtter alle sider ved dokumenthåndtering, rapportering av avvik, forbedringsforslag, skader og småskader. Kommunen benytter også app’en for avviksregistrering for å sikre rask tilgang til å kunne melde fra om avvik uansett hvor man befinner seg. Ledere har i tillegg viktig støtte i eget analyseverktøy og systemet for risikovurdering.

 

Bjørn Klubbenes_Fredrikstad kommune

BJØRN KLUBBENES | Prosjektleder - Fredrikstad kommune

Anne Mette Havaas

Director Product & Marketing i Sikri