IKT Nordhordland fulldigitaliserer sak- og arkivprosesser

IKT Nordhordland (IKTNH) har satt hele 11 kommuner i produksjon med Elements samtidig – og det på rekordtid.

Fra arkiv til informasjon og databehandling

IKTNH tenker nytt når det gjelder å generere, konsumere og hente ut gevinster fra data. 
Lars Tveit, leder for digitalisering og innovasjon i IKTNH , forteller at satsingen på Elements er en viktig brikke for å nå målet om sømløse digitale prosesser mellom innbyggere, saksbehandlere og arkiv. 

Gjennom å koble digitale skjemaer for innbyggertjenester (KF MultiForm) til skjemamottak og arbeidsflyter i Elements, kan over 100 prosesser nå fulldigitaliseres.

Arkiveringen automatiseres ved å ta i bruk funksjonsbasert arkivering, det vil si regelbasert arkivering som følger prosess, rolle og funksjon i kommunen. Arkivarene kan da kvalitetssikre arbeidet i stedet for å bruke tid på å arkivere. 

Nøkkelfaktorer som gjør at IKTNH lykkes

Standardisering 

IKTNH er et foregangssamarbeid mellom 12 kommuner i Vestland. Gjennom felles behovsanalyse, anskaffelse, leveranse og drift sikres kvalitet og kostnadsbesparelser.
Kommunene i IKTNH standardiserer på tvers av kommunegrenser med:

• Fagsamarbeid
• Like prosesser og rutiner
• Felles arkitektur

Gevinstene er sparte forvaltningsressurser, bedre tjenester og at alle kommunene kan realisere muligheter de ikke klarer hver for seg.

Tett samarbeid med leverandør

I tillegg til samarbeid på tvers av kommuner, involverer IKTNH Sikri som leverandører på en utstrakt måte for å sørge for god kompetansedeling. Agnieszka Dylewska er prosjektleder fra Sikri og forteller at fagressurser fra Sikri inviteres inn i samarbeidskanalene hos IKTNH-kommunene. Slik jobber de i samme økosystem som de som skal ta i bruk og lære seg Elements. Det betyr at spørsmål og problemstillinger fanges opp raskt og kan løses fortløpende. 

«IKTNH bruker Teams som kommunikasjonskanal på en svært gjennomtenkt måte. Med tydelige kommunikasjonsregler mellom alle parter ble innføringsprosjektet gjennomført imponerende effektivt og målrettet».

Agnieszka Dylewska, Prosjektleder i Sikri

Agnieszka Dylewska, Prosjektleder i Sikri

Vilje og kapasitet til endring

Endring krever kapasitet til å holde prosesser i gang og drive arbeidet fremover.  Der en kommune ellers står alene og mangler kapasitet, gir IKT-samarbeidet alle en mulighet til å realisere nye prosjekter.

«Samarbeid og standardisering gir en helt annen drivkraft, kapasitet og styring. Vi hjelper hverandre å drive fremover. Mye av det IKTNH gjør er å frigjøre energi og engasjement. Jeg har stor tro på den virkningen»

Lars Tveit, leder for Digitalisering og Innovasjon i IKTNH

Lars Tveit, Leder for Digitalisering og Innovasjon, IKTNH

Opplæring som felles prosjekt

Opplæringen er også et stort felles prosjekt og fagmiljøene styrkes gjennom samarbeidet. Ved å opprette egne kanaler for hvert fagmiljø kan kommunene jobbe på lag og få svar fra hverandre og Sikri.  

Gjennom et langvarig IKT-samarbeid er kommunene vant til å jobbe på samme måte når nye prosjekter skal i gang. Prosjektmetodikken gjør at de kommer svært effektivt i gang med nye prosjekter.

Om samarbeidet IKTNH og Sikri

Lars Tveit forteller at de alltid har høye forventninger og stiller tydelige krav til sine leverandører. Vi opplever at Sikri er lydhøre, fremoverlente og villige til å «tenke utenfor boksen».

«Vi bruker Sikri til å sikre at ting blir gjort riktig slik at vi kan utnytte systemene optimalt, gjøre de riktige valgene og ta i bruk beste praksis»

Lars Tveit

Verdsetter godt samarbeid og kompetansedeling: Lars Tveit (IKTNH), Aage Husa (IKTNH), Sjur Hopland (IKTNH), Anne Mette Havaas (Sikri), Jan Øyvind Nilsen (Sikri), Therese Midthjell (Sikri), Ingvild Høydal (IKTNH) og Hilde Kristine Bøe (IKTNH)

Vi i Sikri takker for tilliten og ser frem til nye prosjekter som skal i gang sammen med kommunene i IKTNH. Det er inspirerende å jobbe sammen med dere!