Vestre Toten er en kommune i Innlandet med ca. 13000 innbyggere. I tillegg til jord og skogbruk kjennetegnes Vestre Toten som en av kommunene i landet som har høyest eksport per innbygger.
Kommunen består av mye industri, hvor Raufoss Næringspark er selve kjernen i en høyteknologisk og innovativ eksportindustri, og med hele verden som marked. Omtrent 85% av produksjonen går til eksport. Dette stiller store krav til reguleringsplaner som må dekke opp for krav i våpenindustrien. Vestre Toten har rundt 300 byggesøknader i året og har for tiden Norges mest komplekse reguleringsplan.
Vestre Toten er i gang med å implementere Elements eByggesak, og vi har tatt en prat med Kari-Anne Røste (Arkivleder) og Rita Vesteng Lien (Saksbehandler) om hvorfor de valgte Sikri og prosessen så langt.
Hva gjorde at dere begynte å se et behov for å oppgradere saksbehandlingssystemet?
- Det startet med et politisk vedtak som sa at vi skulle få mest mulig av vår digitale hverdag opp i skyen.
Saksbehandlingssystemet er en stor del av dette. Det er viktig for oss å følge utviklingen i samfunnet, og byggesak var en stor faktor i beslutningen om å bytte systemer. Dagens system er ikke optimalisert for hvordan vi mottar digitale byggesøknader nå, forteller Kari-Anne.
Kari-Anne gir ordet til Rita som også har vært sterkt involvert i denne prosessen.
– Det har vært et viktig fokus for Direktoratet for byggkvalitet å digitalisere byggesaksprosessen. Da vi skulle endre saksbehandlingssystem, var det derfor ekstra viktig for oss å få eByggesak, legger Rita til.
|
Dibk anbefaler alle kommuner å anskaffe eByggesak, og beskriver det som den nye generasjonens saksbehandlingssytem. KS beskriver hensikten med eByggesak gjennom fire punkter:
|
Når det kommer til byggesaker opplever Vestre Toten store utfordringer med ufullstendige søknader. Rita legger til at hun ser frem til å jobbe på én flate, og ha tilgang til de riktige sjekklistene. Dette er noe de mener vil være tidsbesparende, og fremme likebehandling av søknader.
– Det handler mye om å forenkle arbeidshverdagen, bedre kvaliteten på arbeidsprosesser, og ha et system som gjør det enkelt og smidig å gjøre gode beslutninger, forteller Kari-Anne.
En del av den nasjonale målsettingen
Vestre Toten har lagt en digitaliseringsstrategi mot 2022, med mål om å tilby digitale tjenester til kommunens innbyggere. I tillegg ønsker kommunen å løse samfunnsutfordringer på nye måter og dermed skape gevinster gjennom digital transformasjon.
Implementeringen av Elements Cloud og Elements eByggesak er en del av denne satsingen. Målet med eByggesak er at prosessen rundt byggesaksbehandling skal bli heldigitalisert med automatikk gjennom hele verdikjeden, fra elektronisk søknad med automatisert saksprosess som inkluderer fullstendig journalføring, og automatisering av matrikkel-oppdateringer.
Godt samarbeid med Sikri
På grunn av situasjonen Norge står i akkurat nå ønsket Vestre Toten å utsette selve produksjonssettingen av Elements eByggesak til etter sommeren.
– I forbindelse med prosjektet mot produksjonssetting opplever jeg god dialog og samarbeid med Sikri, sier Kari-Anne.
Vestre Toten har kanskje ikke kommet i gang med systemet i praksis, men har fått testet Elements eByggesak flere ganger.
– Vi har vært gjennom alle kurs og jobber nå med å sette opp maler. Jeg har vært gjennom denne prosessen tidligere og vet at mindre «bugs» oppstår i startfasen. Det har gått over all forventning, og som prosjektansvarlig er jeg veldig fornøyd, forteller Kari-Anne.
