Arbeidsflyter gir likebehandling hos Husleietvistutvalget

Husleietvistutvalget behandler hvert år ca 3000 tvistesaker om leie av bolig. Et viktig overordnet mål er å sikre at tvistesaksbehandlingen ivaretar partenes rettssikkerhet og sikrer likebehandling for alle utleiere og leietakere. Med stor saksmengde kan dette fort bli en utfordring. For å lykkes er det avgjørende å sørge for korrekt og oppdatert informasjon og enhetlige prosesser. 

Arbeidsflyter standardiserer saksgangen

Da Husleietvistutvalget (HTU) startet opp med Elements saksbehandling ved alle lokasjoner i 2021, tok de i bruk definerte arbeidsflyter. Flytene standardiserer prosesser og sikrer like rutiner gjennom hele saksgangen, uavhengig av saksleder.

Arbeidsflytene i Elements gir god støtte og veiledning gjennom hele saksprosessen, slik at sakskort oppdateres med korrekt informasjon og riktig kategori legges på journalpostene. Flytene kan tilpasses virksomheten spesielt slik at spesielle behov med hensyn til registrering eller rapportering ivaretas.

God oversikt og kontroll

Ved å sikre korrekt datagrunnlag blir det mulig å søke effektivt. Marie Isaksen er saksleder og superbruker i Elements hos HTU. Hun oppretter faste søk i Elements basert på kategorier fra sakskortet. Da blir en sak automatisk lagt til det søket den hører til på det aktuelle stadiet i saksbehandlingen. Dette gir den enkelte saksleder god kontroll og oversikt over alle sine saker gjennom hele saksprosessen, også når saksmengden til tider er veldig stor.

Nøyaktig statistikk

Erfaringen hos HTU etter to år er at bruk av Elements arbeidsflyter gir mer nøyaktig statistikk. Jevnt over sikres et mer korrekt datagrunnlag gjennom riktig utfylling og kategorisering.

Lag egne arbeidsflyter for en mer effektiv arbeidshverdag 

Systematiske arbeidsflyter sparer tid, reduserer feilmarginer og bidrar til en mindre stressende arbeidshverdag. Med muligheten til å lage egne arbeidsflyter kan prosessene tilpasses virksomhetens behov for registrering og rapportering.

«De ulike funksjonene i Elements er kjempenyttige, og alt henger jo sammen med alt: Dokumentflyt, dokumentkategori, tilleggsattributter og søk. Jo mer jeg oppdager av funksjonalitet og legger mulighetene inn i min arbeidsrutine, jo mer effektiv opplever jeg at arbeidshverdagen min blir. Jeg føler at jeg har god kontroll og oversikt over alle sakene mine, selv når det står på som verst.» 

Marie Isaksen, saksleder og superbruker hos Husleietvistutvalget (Foto: Fredrikke Wiheden)

Systematisk oppfølging og bistand til oppsett

Gitte Cecilie Langaas Kihl er rådgiver og Functional Account Manager (FAM) i Sikri. Hun har bistått Husleietvistutvalget med å optimalisere oppsett og bruk av Elements. Tett samarbeid med saksledere og superbrukere sikrer best utnyttelse og gevinstrealisering fra systemet.

Gitte Cecilie Langaas Kihl, Rådgiver og FAM i Sikri

Kom i gang med arbeidsflyter

Ved å benytte arbeidsflyter i Elements kan dere på en god måte sikre standardisering og lik saksbehandling av spesifikke sakstyper uavhengig av hvilken saksbehandler som utfører den. Arbeidsflyter i Elements kan også benyttes der innkommende henvendelser skal svares ut med et standardsvar. 

Har dere behov for å bygge helt nye arbeidsflyter eller konfigurere standard arbeidsflyter, kan vi bistå dere i prosessen med kartlegging, konfigurering og optimalisering. Standard arbeidsflyter:

• Introduksjon av nyansatt
• Avslutning av arbeidsforhold
• Søknad om velferdspermisjon for ansatte
• Søknad om ambulerende skjenkebevilling og bevilling for enkeltanledning
• Søknad om parkeringstillatelse

Vi anbefaler også kurs for ansatte for økt kompetanse internt rundt bruk av arbeidsflyter.