.png?width=575&name=Blogg%20(12).png)
Et viktig fokusområde for norsk arkivstandard (Noark) er standardisering av integrasjonsgrensesnitt fra fagsystem til arkivkjerne. Fredrikstad kommune har tatt et viktig ansvar for pilotering på dette området og har i dag en to-veis integrasjon mellom fagsystemet eByggesak og arkivkjernen i Elements Sak/Arkiv.
Fra Noark 4 til Noark 5
Ved overgangen fra Noark 4 til Noark 5 skulle integrasjonsgrensesnittet forbedres. Noark 5 tjenestegrensesnitt ble påbegynt. Det er allerede 10 år siden arbeidet startet og Fredrikstad kommune viste vilje til å delta aktivt i utviklingen av grensesnittet sammen med HK Data, Arkivverket, Arkitektum AS og oss i Sikri (den gang Evry). Arbeidet resulterte i en versjon 1.0 av tjenestegrensesnittet parallelt med at GeoIntegrasjonsgrensesnittet ble utvidet og tatt i bruk innenfor flere fagområder enn mellom karttjenester og Sak/Arkiv.
Pådriver for helhetlig samhandling i kommunen
Mona Henriksen, arkivar i Fredrikstad kommune, var sentral i arbeidet med Noark 5 tjenestegrensesnitt. Hun har også ledet an i kommunens arbeid med å sikre helhetlig flyt og beslutningsstøtte innen byggesak og eiendomsforvaltning. Fredrikstad kommune hadde Elements Sak/Arkiv med lokal installasjon da de anskaffet seg Elements eByggesak i cloud. Et sentralt krav fra kommunen var at fagsystemet eByggesak skulle samhandle med Sak/Arkiv slik at saker kunne dannes i begge løsningene, arkiveres ett sted og kommunikasjonen kunne fungere sømløst mellom byggesakskontoret og de andre delene av kommunen.
«Vi har tidligere brukt Sak/Arkiv til byggesaksbehandling. Ved overgangen til Elements eByggesak var det viktig for oss at byggesakskontoret kunne forholde seg fullt ut til fagsystemet og samtidig være trygg på at de kunne holde dialogen med øvrige deler av kommunens administrasjon, og produsere saksfremlegg til politiske møter. Arkiveringen skulle skje automatisk slik at byggesaksbehandler kan konsentrere seg om tjenesteproduksjonen. Vi er veldig fornøyde med å ha fått til dette sammen med Sikri.» |
Mona Henriksen, arkivar i Fredrikstad kommune |
Utnyttelse av GeoIntegrasjonsgrensesnittet
Ragnar Sturtzel jobber som løsningsarkitekt i Sikri. Han har vært sentral i utviklingen av integrasjonsstandarder mot offentlig sektor i snart 30 år. Ragnar har jobbet aktivt sammen med KS for å realisere de nye FIKS tjenestene som vil lede an som integrasjonsstandard for offentlig sektor i tiden fremover. Parallelt med dette arbeidet har han jobbet sammen med Mona Henriksen og Fredrikstad kommune for å finne de beste løsningene for en helhetlig samhandling mellom fagsystemet og Sak/Arkiv.
«Fredrikstad kommune og utviklere hos Sikri har sammen fått til mer enn det tjenestene i GeoIntegrasjon i utgangspunktet var laget for. Vi har testet langt flere scenarier enn planlagt, rettet feil og lagt til ny funksjonalitet. Kommunen har hele veien gitt gode tilbakemeldinger slik at vi kunne justere og endre til vi i fellesskap var fornøyde med funksjonalitet og kvalitet. Erfaringene vil gjøre Fiks Arkiv mer robust. Vi er helt avhengig av å ha kunder som er villig til å bruke tid på å teste og kontrollere for å oppnå resultater. Fredrikstad kommune med Mona Henriksen i spissen, har vært helt fantastiske i dette arbeidet.» |
Ragnar Sturtzel, løsningsarkitekt i Sikri |
.png?width=283&height=400&name=Ragnar%20Sturtzel%20(1).png)
Måloppnåelse
Fredrikstad kommune har oppnådd sine mål med sømløs kommunikasjon mellom fagsystemet og Sak/Arkiv til både dialog og arkivering:
- Automatisk arkivering
- Overføring av saksfremlegg og andre saker til politisk behandling
- To-veis referanser som forenkler gjenfinning i arkivet
- To-veis avskriving av oppgaver slik at saksbehandler forholder seg til sitt system
- Overføring av saksparter
- Samhandling på tvers av avdelinger og systemer med prosesstøtte
«Kommunen oppnår både kvalitetsgevinster og effektiviseringsgevinster gjennom en slik integrasjon»
Mona Henriksen, arkivar i Fredrikstad kommune
Fra GeoIntegrasjon til Fiks Arkiv
Sikri er godt i gang med å utvikle støtte for bruk av Fiks Arkiv, standarden som vil ta over for geointegrasjonsgrensesnittet på sikt. KS leder an i dette arbeidet og piloteringen er godt i gang. Sikri jobber sammen med Værnesregionen ved Stjørdal kommune, KS og Documaster for å overføre data fra Elements Sak og Elements eByggesak til Documaster. Testingen er i gang og resultatene er positive. Det planlegges også pilotering fra andre fagsystemer til Elements Arkiv utover høsten 2023. Når KS lanserer Fiks Arkiv som ferdig vil også integrasjonen Fredrikstad kommune har, bli byttet ut med denne integrasjonsstandarden.
"Integrasjoner er helt sentralt for å lykkes med digitaliseringsarbeidet i offentlig sektor. Det krever samarbeid og partnerskap. Det har aldri vært så stor vilje til samarbeid som nå"
Ragnar Sturtzel, løsningsarkitekt i Sikri
Sikri har samarbeid med de aller fleste leverandører som leverer programvare til offentlig sektor. Et godt samarbeid med Arkivverket, KS, DiBK og Digitaliseringsdirektoratet gjør det mulig å utvikle programvare som følger intensjonen med standardene og fellesløsningene til offentlig sektor. Samlet gir dette Norge unike muligheter til å øke digitaliseringstakten ytterligere i tiden fremover, herav realisere enda mer innenfor delingskulturen. Data har store muligheter og skaper verdi når de brukes riktig!
Sammen skal vi bevare fortiden og sikre fremtiden!
