Bedre offentlige tjenester raskere

Hvordan kan kommuner innovere raskere? Kongsbergregionen har lagt en plan som både skal få fart på nyvinninger og spare penger.

Kjernen i å drive digital innovasjon i kommunene handler om å bli en lærende organisasjon – der man bruker hver erfaring til å bli bedre, raskere og i stand til å utnytte fremskrittene man gjør i ett prosjekt også i det neste. 

Fra høsten 2022 har Notodden kommune jobbet med en pilot der man har forenklet saksbehandlingsprosessen for forflytningshemmede som har behov for parkeringsbevis. Fremover kommer flere av de åtte kommunene i Kongsbergregionen til å lansere like tjenester til sine innbyggere. Prosjektet legger også grunnlaget for raskere innovasjon på nye områder.

Kongsbergregionen har sammen med Sikri og Sem Stenersen Prokom med dette prosjektet lagt til rette for at flere nye tjenesteområder kan få en digital overhaling.

Små steg fører til større hopp

For regionen er piloten starten på en reise der innovasjon står i sentrum. Målet er at prosjekter som tar lang tid nå, skal lede til en raskere innovasjonstakt i fremtiden.

- Kommunene bygger en grunnmur. Vårt utgangspunkt er å se hva vi har av byggeklosser fra de leverandørene vi har, og så bestemme oss for hvordan vi best kan utnytte de ressursene vi allerede besitter. Det handler om å utvikle digitale tjenester basert på brukerbehovene – og målet er å gjøre hverdagen enklere, både for innbyggerne og de ansatte i kommunene, sier Halvor Rostad som er prosjektleder i Kongsbergregionen.

Nøkkelen er å ikke gå over bekken etter vann. Man har to samarbeidspartnere, og sammen med regionen må man utnytte de produktene som allerede finnes for å lage bedre tjenester sammen.

Halvor Rostad og Elin Velta Svartdal har vært sentrale i piloten som nå er sjøsatt. Svartdal jobber i Notodden kommune, og er tungt involvert i regionens digitaliseringsarbeid. Noe av det viktigste de har gjort er å ta med saksbehandlerne på laget – slik at de både får gitt innspill, men også at de forstår hensikten med endringer som får konsekvenser for deres arbeidshverdag. 

- Saksbehandlerne er veldig positive. De synes det er veldig bra at vi satser på likebehandling og standardisering. Det er noe de er veldig opptatt av. Saksbehandlingen blir enklere når man har gode veiledere og maler for hvordan ting skal gjøres, sier Elin Velta Svartdal.

For leverandørene er ikke piloten i seg selv en gullgruve, men innovasjonen man gjør her kan bli nøkkel for andre offentlige virksomheter.

- Dette er et relativt lite prosjekt – men det er viktig. Dette er en plattform for innovasjon for både Kongsbergregionen og for oss som leverandører. Læringen man gjør i et lite prosjekt som dette er avgjørende for å kunne ta tak i større utfordringer på sikt, sier innovatør Tonje Kristin Hokholt Nordli i Sikri.

- Vi begynner i det små, og så kan man øke kompleksitet etter hvert. Sammen med Sem & Stenersen Prokom ønsker vi å lage et fyrtårn av Kongsbergregionen, fortsetter hun.

Tette samarbeid viktig for fremdrift

Piloten som Notodden lanserte i høst, har tatt et år å få fra prosjektstatus til å gå i produksjon. I fremtiden ønsker man at prosjekter skal gå raskere. Nøkkelen er at man samarbeider godt.

For Kongsbergregionen betyr det at tre parter må legge hodene i bløt sammen. Leverandørene Sikri og Sem & Stenersen Prokom er likeverdige partnere. Prokom har levert skjemaløsningene, mens Sikri har stått for sak/arkiv-systemet Elements med modulene Skjemaadministrator og Wizards (arbeidsflyt).

- Målet for både Prokom og Sikri er selvfølgelig at man gjennom denne satsingen for Kongsbergregionen, kan ta med seg produkter og løsninger som vi kan bruke andre steder. Da er det viktig at man klarer å lære av både erfaringer og feil man gjør slik at man ikke trenger å gå over bekken etter vann, sier Nordli i Sikri.

For at innovasjonstakten i norske kommuner skal gå opp, mener både hun og Richard Hovdsveen i Sem & Stenersen Prokom, at andre kommuner ikke bare kan lære av Kongsbergregionen – men også akseptere at løsningene man har funnet her, kan brukes andre steder.

- Man må kanskje akseptere at den løsningen nabokommunen har funnet på et problem er god nok. Det er viktig at de som jobber som saksbehandlere aksepterer at man kanskje må endre måten man jobber på, sier Nordli.

Det å kopiere i stedet for å finne opp sitt eget hjul, legger grunnlaget for store innsparinger.

- Det handler om å få på plass en prosess og et rammeverk å bygge videre på, sier Richard Hovdsveen i Sem & Stenersen Prokom.

- Vi håper selvfølgelig at andre kommuner og regioner skal fatte interesse for måten vi har jobbet med innovasjon på dette prosjektet – og at de skal ta kontakt, sier Hovdsveen. 

Britt Inger Kolset, Halvor Rostad, Elin Velta Svartdal og Anders Sønåsen fra Kongsbergregionen, Anders Mærøe, Eivind Olsen og Richard Hovsveen fra Sem & Stenersen Prokom og Tonje Hokholt Nordli og Jørn Andersen fra Sikri. Fra Sikri har også Gitte Kihl og Linn Jonassen vært med i prosjektgruppa.

Les mer om prosjektet:

• Digitalisering sikrer likebehandling for forflytningshemmede
• Samarbeid om innovasjon

Ta gjerne kontakt med oss om dere har innspill til prosesser som kan forenkles og forbedres. Sammen finner vi de beste løsningene for offentlig sektor.