«Arkivverdighet – Ær`e så nøye a´?»
Dette var introduksjonen de ansatte hos Bufdir fikk presentert når nytt sak- og arkivsystem skulle innføres. I tråd med forventninger fra Kultur- og likestillingsdepartementet har Bufdir lykkes med å ta med sine ansatte på en stor endringsreise til forbedret arkivering.
Hvordan få alle til å dokumentere mer?
Mette Rist Hauge er leder for dokumentsenteret på intern sone hos Bufdir og prosjektleder ved innføringen av Elements Cloud for 1600 ansatte.
Hauge forteller at det tidlig ble klart for prosjektledelsen at innføring av nytt sak/arkivsystem ikke kun var et digitaliseringsprosjekt, det var et helt fagområde som trengte et løft. Synet på arkivering var svært forskjellig i ulike deler av organisasjonen, og IKT-avdelingen ønsket i utgangspunktet å se på muligheten for alternativer til et NOARK system.
- Hvordan overbevise organisasjonen om at arkiv er verdifullt og nødvendig?
- Hvordan omstille 1600 brukere til å endre sine rutiner og ta ansvar for arkivering?
Mette Rist Hauge, arkivleder og prosjektleder i Bufdir
Nødvendig forankring for forbedringsarbeid
Både Riksrevisjonen og Kultur- og likestillingsdepartementet har stilt tydelig forventning til forvaltningen om økt innsats og forbedret arkivering. Arkivet har en sentral rolle i forbindelse med:
- Åpenhet og offentlig debatt
- Medbestemmelse
- Tillit til offentlig forvaltning
- Demokratisk kontroll
Det ressurskrevende forbedringsarbeidet hos Bufdir ble først trygt forankret hos ledelsen, en nødvendig forutsetning for gjennomføring av endringsreisen. Beslutningsgrunnlaget ble utformet med hensyn til at organisasjonen var arkivfaglig «umoden» og hadde en generell holdning til at arkivering var vanskelig.
Fra arkivteori til «What’s in it for me»
For at alle ansatte skulle være omforent og forstå at nettopp eget bidrag var viktig, måtte forbedringsarbeidet inkludere opplæring, innsikt og verdiforståelse. Alle skulle forstå verdien av å gjenfinne dokumentasjon og konsekvensene av å slurve med arkivering.
Løsningen ble å slutte å snakke om arkivteori og i stedet føre dialog om hva som er verdien for de ulike målgruppene/rollene i organisasjonen. Det ble lagt vekt på å fremsnakke hverandres områder og skape en felles forståelse for viktigheten av dokumentasjonsforvaltning.
Trygghet rundt dokumentasjonskrav
Forståelse for hvilken informasjon som skal dokumenteres er viktig for å sørge for at tilstrekkelig dokumentasjon arkiveres. Dokumentasjon er ikke nødvendigvis et dokument slik at det er nødvendig å tenke alternative kilder for dokumentasjon.
Alle er superbrukere
Mette Rist Hauge er tydelig på at de ikke skal ha Elements superbrukere hos Bufdir. Systemet skal være så enkelt at alle kan være superbrukere og derfor har alle fått likt tilbud om opplæring og tilgang til materiell.
Konkurranser med premie har ført til at mange har tatt i bruk Elements-spillet for systemlæring. Spillet er tilpasset statlige virksomheter og gir praktisk opplæring.
I tillegg tilbys jevnlige kurs, e-læring og åpne Teams-møter for spørsmål og svar. Det skal være enkelt å få hjelp og raskt å få svar.
Synlig verdi av arkivet
Hos Bufdir vet nå alle hva arkivering er og arkivet har blitt en synlig, verdifull og stolt del av virksomheten. Dokumentasjonsforvaltning har blitt en del av helheten, ikke et eget fagområde. De betegner selv reisen med «Fra hemmelige til himmelske tjenester», og er svært fornøyde med å ha valgt en cloud-løsning. Nyheter i Elements rulles ut fortløpende, og sikkerheten rundt drift er tatt hånd om av Sikri.
God prosjektgjennomføring
Fra Sikri er Lisbeth Berg prosjektleder, Gitte Kihl fagansvarlig og Lars Söder kunderådgiver for Bufdir. De skryter av hvordan organisasjonen har jobbet med endringsledelse internt og hvordan fokuset på opplæring har bidratt til et vellykket innførings-prosjekt ved overgangen til Elements Cloud.
 |
 |
 |
| Gitte C. L. Kihl, fagansvarlig | Lars Söder, kunderådgiver | Lisbeth Berg, prosjektleder |
"Dette er en prosjektgjennomføring basert på lagarbeid, grundige forberedelser og godt samspill mellom alle parter. Resultatet er høy kvalitet og et godt grunnlag for å lykkes videre"
Lars Söder, kunderådgiver hos Sikri
