Bedre oppfølging av ulovligheter

Tilsyn og oppfølging av ulovligheter etter plan- og bygningsloven er et lovpålagt ansvar for kommunene. Kompleksiteten i sakene gjør likevel at oppfølgingen blir såpass tidkrevende at sakene ofte bortprioriteres.

I tråd med økt fokus fra myndigheter og offentlighet har Øvre Eiker kommune og Sikri gått sammen for å forbedre og effektivisere arbeidet med oppfølging av ulovligheter.

Ny arbeidsflyt

Silje Hordnes Lundhaug er jurist med ansvar for oppfølging av ulovlighetssaker og Marit Tveit Sakshaug er administrativ koordinator med systemansvar i eByggesak i Øvre Eiker kommune. Gjennom tett samarbeid med fagkonsulent Elise Karoline Sola Bringeland fra Sikri har de medvirket til å utarbeide en egen arbeidsflyt for ulovlighetsoppfølging i Elements eByggesak.

Arbeidsflyten ligger tilgjengelig som standard i Elements eByggesak og følger KS nasjonal produktspesifikasjon for plan- og byggesak og kravspesifikasjon for behandling av ulovlighet. 

Silje Hordnes Lundhaug og Marit Tveit Sakshaug hos Øvre Eiker kommune motiveres av å forbedre prosesser

Tilpasningsmuligheter

Lundhaug, Sakshaug og Bringeland har utvidet og tilpasset arbeidsflyten slik at den møter Øvre Eiker kommunes spesifikke krav og ønsker om eksempelvis statistikk og internkontroll. Kommunen har også lagt til resultat av klagesaksbehandling i samme arbeidsflyt. Dette er gjort for at de til enhver tid skal kunne tilpasse seg den politiske viljen i kommunen, samt innrette seg etter eventuelle føringer og tilbakemeldinger fra Statsforvalteren. 

Et nøyaktig prosesskart som beskriver både fag- og systembehov er utarbeidet av kommunen og Sikri i samarbeid. Her skisseres alle steg i saksgangen, inkludert mulige looper og antatt tidsbruk.

Bilde: KS Vedleggspakke - Nasjonal produktspesifikasjon eByggesak side 114

Mange gevinster

Spart tid og samlet dokumentasjon

Krav til bevisbyrde, dokumenterte opplysninger, regel- og forskriftsendringer og ikke minst hensynet til de som følges opp i saken gjør ulovlighetssaker tidkrevende og komplekse.

Vedtak skal være riktige og kunne begrunnes med dokumenterte opplysninger. Partene i saken skal uttale seg og kommunen må belyse både for og imot tiltakshaver. Eventuelle uklarheter må også kartlegges og det skal være mulig å følge hele prosessen i sjekklisten.

Arbeidsflyten i Elements eByggesak fungerer imidlertid som en sjekkliste som følger nødvendig saksbehandling fra start til slutt og gir nødvendig dokumentasjon og kvalitetssikring hele veien. All dokumentasjon samles på ett sted og reduserer behovet for støttesystemer. Dette gjør det enklere å komme i gang og gir en kraftig reduksjon i tidsbruk for saksbehandler.

Kvalitet og likebehandling

Kommunen skal gi riktige pålegg. Dette er viktig for å ivareta innbyggernes rettsikkerhet. Flyten sikrer at konklusjonen bunner fra rett behandling. Sjekklisten dokumenterer alle punkter i saken, hvilke vurderinger som er gjort på hvilket grunnlag. Sjekkliste og standardisert arbeidsflyt gir likere behandling fra sak til sak.

Viktig statistikk

For kommunen er det viktig å kunne hente ut statistikk fortløpende:

• Antall saker behandlet og i prosess
• Saksbehandlingstid
• Antall og type vedtak
• Hva slags saker behandles
• Når i ulovlighetssaken et ulovlig tiltak blir brakt i orden
• Resultat av klagesaksbehandling

Statistikken gir grunnlag for både politiske beslutninger og synliggjør eventuelle behov for endringer i informasjon til publikum. 

Enklere å følge loven

Silje Hordnes Lundhaug poengterer at de hos Øvre Eiker var opptatt av at arbeidsflyten skulle utformes slik at den systematisk fulgte lovens system. Ordlyden fra lovverket benyttes også bevisst for å forenkle forståelsen hos saksbehandler. Dette gjør også opplæring enklere og man unngår tvil om hva det spørres om. Det legges opp til at man tidlig i prosessen tvinges til å ta standpunkt til avgjørende beslutninger for å unngå feil som fører til store konsekvenser.

Samarbeid med FAM gir suksess

Elise Karoline Sola Bringeland er innleid FAM (Functional Account Manager) hos Øvre Eiker kommune. Hun sørger for personlig rådgivning av nøkkelressurser og målrettet og tilpasset bistand rundt Elements eByggesak for kommunen. 

"FAM-avtalen gjør at vi raskt får svar på alt om systemet og at endringsønsker kan tas fortløpende med tilbake til Sikri. Jevnlige møter gjør at vi som kunde og leverandør blir godt kjent og forstår hverandre. Det gir motivasjon for videreutvikling og deling av fagkunnskap som kommer begge parter til gode."

Marit Tveit Sakshaug, Øvre Eiker kommune