Verdal lykkes med automasjon i arkivet

Sparer tid hver eneste dag

Med økende arbeidsmengde og færre ansatte har Verdal kommune valgt å ta i bruk robotprosessautomatisering (RPA) for å håndtere repeterende og tidkrevende oppgaver i arkivet. Slik frigjøres arkivarenes tid til å gjøre andre oppgaver enn tidligere, noe som gir en mer meningsfull arbeidshverdag med mer variasjon i arbeidet.

Utnytter ressursene på en bedre måte

Kari Forberg Prestvik er virksomhetsleder for arkiv, informasjon og service i Verdal kommune. Hun forteller at arkivtjenesten stadig får tildelt nye arbeidsoppgaver i kommunen. Det handler derfor ikke om at roboten skal ta over jobben til arkivarene, men brukes til å gjøre rutinearbeid som tidligere stjal mye arbeidstid. Medarbeiderne i arkivet kan da jobbe på en bedre måte og gjøre andre typer oppgaver. Hun beskriver prosjektet som meningsfylt og spennende.

Arkivtjenesten rigger seg for fremtiden og tar i bruk robot i sak- og arkivsystemet (Elements). Vi må jobbe annerledes, og med en robot i arkivet automatiserer vi rutinepregede oppgaver, frigjør tid til kvalitetsarbeid, nye arbeidsoppgaver og utviklingsarbeid

Kari Forberg Prestvik, virksomhetsleder arkiv, informasjon og service i Verdal kommune

En solskinnshistorie

Arkivarene Liv Elsa Indahl og Ove Haugrud forteller at de er veldig godt fornøyde med resultatet fra automatiseringen, og at det har vært givende å være med på prosessen med å ta i bruk RPA. Ved å være involvert fra planleggingsstadiet, via utvikling og testing til produksjon har arkivarene fått både et eierforhold og stor forståelse for hvordan roboten virker. Gjennom daglig rapportering har de full kontroll på hvilke oppgaver roboten har utført.

Slik lykkes Verdal med RPA

I videoen forteller Kari Forberg Prestvik, Liv Elsa Indahl og Ove Haugrud fra Verdal kommune om hvorfor og hvordan de har tatt i bruk RPA, hvilke arbeidsprosesser de har automatisert og hvilke erfaringer de har gjort seg så langt.

Kari Forberg Prestvik, Liv Elsa Indahl og Ove Haugrud forteller om hvorfor og hvordan de har tatt i bruk RPA-prosesser i arkivet (Video)