Skip to content
Elements Arkiv

Elements Arkiv

Alt litt enklere

Bedre dokumentasjonsforvaltning for offentlige virksomheter

Elements Arkiv er Noark 5 godkjent for håndtering av

  • Dokument- og informasjonfangst
  • Innebygd arkivering
  • FIKS arkiv
  • Registrering, journalføring og klassifikasjon
  • Produksjon og publisering
  • Periodisering
  • Bevaring og kassasjon
  • Arkivuttrekk og avlevering

Løsningen forenkler samhandling og tilrettelegger for arkivering som en del av virksomhetens helhet. Datafangst og arkivering er godt tilrettelagt fra ulike kilder. Prosesstøtte for bruker, fleksible integrasjoner og automatisering av rutineoppgaver gir en effektiv dokumentasjonsforvaltning.

Web 4x5 bilde (5)

 

Frittstående arkivkjerne

Elements arkivkjerne er Noark 5 godkjent for langtidslagring av arkivverdig materiale. Arkivkjernen kan benyttes med andre fagsystemer eller sak/arkivsystemer enn Elements.

Arkivkjernen forvalter totalløsningens samlede regelverk i tillegg til å forvalte all relevant informasjon, dokumenter, samlede sakshistorikk og tilhørende metadata.

 

Sikkerhet i cloud

Gjennom autorisering av brukere og innebygd sikring av data, kan Elements arkiv trygt benyttes til sensitive data.

Brukere får kun tilgang til data de er autorisert for og vil ikke kunne se sensitive data uten autorisasjon. De vil heller ikke se at sensitiv data eksisterer. Autoriserte brukere vil få tilgang til all data de er autorisert for under samme pålogging.

  • Sikker lagring av sensitive data
  • All informasjon fra samme arbeidsflate


Innebygd arkivering

Vi deler Arkivverkets visjon om at offentlig ansatte skal slippe å bruke tid på manuell arkivering. Arkiveringen skal skje automatisk og som en naturlig del av tjenesteproduksjonen. 

 

Integrasjoner

Sømløs samhandling med andre systemer sikrer en effektiv arbeids- og dokumentasjonsflyt eliminerer dobbeltarbeid. 

Her finner du mer informasjon om integrasjoner

Aktuelle moduler, verktøy og tjenester

Mediakonverter Konvertering av arkiverte bilde, lyd- og videofiler til godkjent arkivformat. Beholder kvaliteten som kreves for godkjent bevaring.
OCR-tjeneste

Med OCR (tekstgjenkjenning) gir muligheten 
til å gjenfinne informasjon og tekst i dokumenter. 

Tjenesten OCR-behandler automatisk alle nye dokumenter som fra før ikke er søkbare (eksempelvis skannede dokumenter, bilder, PDF-dokumenter uten tekstlag mv.).

OCR-tjenesten muliggjør gjenbruk av tekst, søk i tekst, støtte for tekst til tale, konvertering til PDF-A arkivformat og behandling av automatiserte prosesser (for eksempel RPA).

 

Publikum

Publiseringsløsning for offentlige dokumenter i tråd med Offentlighetsloven. Presentere postjournal og utvalgsbehandling slik at innbyggere, journalister og andre interesserte enkelt får innsyn. 

  • Detaljert og avansert søk
  • Publisere sladdede (offentlige) versjoner ved skjermet innhold
  • Fulltekstpublisering som valg
  • Innsynsforespørsler
Office Toolbox

Enkelt å arkivere direkte fra Outlook, Word, Excel, PowerPoint, SharePoint og Teams.

Med Elements Office Toolbox blir arkivet tett integrert med Office-produktene og saksbehandler kan arbeide i kjente arbeidsflater og samtidig hente frem saker og arkivere dokumentene direkte.

Arkivplan

Oversikt over alle systemer med arkivverdig data, all informasjon om arkiv som kreves, bevarings og kassasjonsplan knyttet mot systemene.

Innsyn

Sikrer at innsynskrav mottatt av virksomheten importeres automatisk til Elements for behandling. Modulen saksbehandler også deler av forespørslene 
automatisk basert på informasjon som er kjent i systemet.

Elements Innsynskrav er tett 
integrert med eInnsyn fra Digitaliseringsdirektoratet og benytter også integrasjonspunktet til å ta imot innsynskravene.

Innbygger og næringsliv kan bestille innsyn direkte i eInnsyn med en enkel bestillingsfunksjon. Elements Innsynskrav kan også benyttes for å bestille innsyn i 
dokumenter fra Elements Publikum.

Innsynsløsningene, eInnsyn og Elements Publikum kan brukes side om side.

Skjemaadministrator

Enklere behandling av utfylte skjema ved direkte overføring av skjemafelt og metadata fra skjemaløsning til Elements.

Reduserer manuelle prosesser og dobbeltarbeid med registrering ved at Skjemaadministrator tar tak i ferdig utfylte skjema virksomheten har tilrettelagt på sine nettsider.

Skjema-leverandører vi har støtte for i dag er blant andre Sem & Stenersen Prokom, Kommuneforlaget og AltInn, samt en egen løsning for tilrettelagt for kunder som benytter skjemaløsning fra Acos eller Metafocus.

Varsling I en travel hverdag er det hensiktsmessig med varslinger på e-post eller sms om ting man må huske på å utføre i systemet. Med Elements Varsling har virksomheten mulighet til å sette opp standard varsler for roller. Hver enkelt medarbeider kan også sette opp signe egne varslinger. 
Kassasjon Materiale som ikke er besvaringsverdig skal det gjøres kassasjonsvedtak på slik at det kan slettes når virksomheten ikke lenger har bruk for det. Det er dokumentene som kasseres mens metadata blir bevart
Skanning

Effektiv skanning av papirdokumenter med PixEdit programvare integrert med Elements.

  • Automatisk forbedring og optimalisering
  • Bunkeskanning med separering og indeksering
  • OCR/tekstgjenkjenning
  • Uttrekk av data for registrering
  • Lagring og verifisering av PDF/A arkivformat

Les mer om PixEdit skanning her

Sikker sladding

Sikker digital sladding med PixView programvare. Den tryggeste og mest tidsbesparende måten å skjerme informasjon ved innsyn. Hjelp og kontroll gjennom avansert tekstsøk og AI/KI.

Les mer om PixView her (ekstern lenke)

RPA

Ved å automatisere rutinepregede prosesser ved å bruke en robot (RPA), kan dere frigjøre mye tid til andre oppgaver

Les mer om RPA her

Enklere hverdag for arkivar

Fleksibel datafangst

Direkte arkivering fra alternative kilder og ulike formater i samme system

→ Raskere arkivering fra hele organisasjonen

Automatisering

Unngå gjentagende rutinearbeid og reduser antall klikk

→ Effektiv arbeidshverdag

Enkel tilgang og gode søk

Smart gjenfinning og filtrering av informasjon

→ Spart tid

Intuitiv brukeropplevelse

Behagelige og effektive arbeidsflater som bruker kjenner igjen

→ Forenkler arbeidet

Ta kontakt med oss

Vi tar gjerne en hyggelig prat for å finne en god løsning for dere. Fyll ut skjemaet så hører dere snarlig fra oss.

Skriv gjerne litt om hva det gjelder slik at vi kan raskere svare på henvendelsen.