.png?width=575&name=Ringsaker%20kommune%20(1).png)
Elements Arkiv
Bedre dokumentasjonsforvaltning for offentlige virksomheter
Elements Arkiv er Noark 5 godkjent for håndtering av
- Dokument- og informasjonfangst
- Innebygd arkivering
- FIKS arkiv
- Registrering, journalføring og klassifikasjon
- Produksjon og publisering
- Periodisering
- Bevaring og kassasjon
- Arkivuttrekk og avlevering
Løsningen forenkler samhandling og tilrettelegger for arkivering som en del av virksomhetens helhet. Datafangst og arkivering er godt tilrettelagt fra ulike kilder. Prosesstøtte for bruker, fleksible integrasjoner og automatisering av rutineoppgaver gir en effektiv dokumentasjonsforvaltning.
.png?width=400&height=500&name=Web%204x5%20bilde%20(5).png)
Frittstående arkivkjerne
Elements arkivkjerne er Noark 5 godkjent for langtidslagring av arkivverdig materiale. Arkivkjernen kan benyttes med andre fagsystemer eller sak/arkivsystemer enn Elements.
Arkivkjernen forvalter totalløsningens samlede regelverk i tillegg til å forvalte all relevant informasjon, dokumenter, samlede sakshistorikk og tilhørende metadata.
Sikkerhet i cloud
Gjennom autorisering av brukere og innebygd sikring av data, kan Elements arkiv trygt benyttes til sensitive data.
Brukere får kun tilgang til data de er autorisert for og vil ikke kunne se sensitive data uten autorisasjon. De vil heller ikke se at sensitiv data eksisterer. Autoriserte brukere vil få tilgang til all data de er autorisert for under samme pålogging.
- Sikker lagring av sensitive data
- All informasjon fra samme arbeidsflate
Innebygd arkivering
Vi deler Arkivverkets visjon om at offentlig ansatte skal slippe å bruke tid på manuell arkivering. Arkiveringen skal skje automatisk og som en naturlig del av tjenesteproduksjonen.
Integrasjoner
Sømløs samhandling med andre systemer sikrer en effektiv arbeids- og dokumentasjonsflyt eliminerer dobbeltarbeid.
Aktuelle moduler, verktøy og tjenester
Med OCR (tekstgjenkjenning) gir muligheten
til å gjenfinne informasjon og tekst i dokumenter.
Tjenesten OCR-behandler automatisk alle nye dokumenter som fra før ikke er søkbare (eksempelvis skannede dokumenter, bilder, PDF-dokumenter uten tekstlag mv.).
OCR-tjenesten muliggjør gjenbruk av tekst, søk i tekst, støtte for tekst til tale, konvertering til PDF-A arkivformat og behandling av automatiserte prosesser (for eksempel RPA).
Publiseringsløsning for offentlige dokumenter i tråd med Offentlighetsloven. Presentere postjournal og utvalgsbehandling slik at innbyggere, journalister og andre interesserte enkelt får innsyn.
- Detaljert og avansert søk
- Publisere sladdede (offentlige) versjoner ved skjermet innhold
- Fulltekstpublisering som valg
- Innsynsforespørsler
Enkelt å arkivere direkte fra Outlook, Word, Excel, PowerPoint, SharePoint og Teams.
Med Elements Office Toolbox blir arkivet tett integrert med Office-produktene og saksbehandler kan arbeide i kjente arbeidsflater og samtidig hente frem saker og arkivere dokumentene direkte.
Oversikt over alle systemer med arkivverdig data, all informasjon om arkiv som kreves, bevarings og kassasjonsplan knyttet mot systemene.
Sikrer at innsynskrav mottatt av virksomheten importeres automatisk til Elements for behandling. Modulen saksbehandler også deler av forespørslene
automatisk basert på informasjon som er kjent i systemet.
Elements Innsynskrav er tett
integrert med eInnsyn fra Digitaliseringsdirektoratet og benytter også integrasjonspunktet til å ta imot innsynskravene.
Innbygger og næringsliv kan bestille innsyn direkte i eInnsyn med en enkel bestillingsfunksjon. Elements Innsynskrav kan også benyttes for å bestille innsyn i
dokumenter fra Elements Publikum.
Innsynsløsningene, eInnsyn og Elements Publikum kan brukes side om side.
Enklere behandling av utfylte skjema ved direkte overføring av skjemafelt og metadata fra skjemaløsning til Elements.
Reduserer manuelle prosesser og dobbeltarbeid med registrering ved at Skjemaadministrator tar tak i ferdig utfylte skjema virksomheten har tilrettelagt på sine nettsider.
Skjema-leverandører vi har støtte for i dag er blant andre Sem & Stenersen Prokom, Kommuneforlaget og AltInn, samt en egen løsning for tilrettelagt for kunder som benytter skjemaløsning fra Acos eller Metafocus.
Effektiv skanning av papirdokumenter med PixEdit programvare integrert med Elements.
- Automatisk forbedring og optimalisering
- Bunkeskanning med separering og indeksering
- OCR/tekstgjenkjenning
- Uttrekk av data for registrering
- Lagring og verifisering av PDF/A arkivformat
Sikker digital sladding med PixView programvare. Den tryggeste og mest tidsbesparende måten å skjerme informasjon ved innsyn. Hjelp og kontroll gjennom avansert tekstsøk og AI/KI.
Ved å automatisere rutinepregede prosesser ved å bruke en robot (RPA), kan dere frigjøre mye tid til andre oppgaver
Enklere hverdag for arkivar
Direkte arkivering fra alternative kilder og ulike formater i samme system
→ Raskere arkivering fra hele organisasjonen
Unngå gjentagende rutinearbeid og reduser antall klikk
→ Effektiv arbeidshverdag
Smart gjenfinning og filtrering av informasjon
→ Spart tid
Behagelige og effektive arbeidsflater som bruker kjenner igjen
→ Forenkler arbeidet
Ta kontakt med oss
Vi tar gjerne en hyggelig prat for å finne en god løsning for dere. Fyll ut skjemaet så hører dere snarlig fra oss.
Skriv gjerne litt om hva det gjelder slik at vi kan raskere svare på henvendelsen.