<img height="1" width="1" style="display:none" src="https://www.facebook.com/tr?id=1105800979812428&amp;ev=PageView&amp;noscript=1">

Systemforvaltning og arkivplan

Det er på tide at norske arkivplaner får et solid løft fra den tradisjonelle arkivorganiseringen. Nye verktøy gir muligheter for systematisk søk, gjenbruk og automatisering. Ved å organisere arkivplanen etter systemene vil oversikten til enhver tid være oppdatert.

Arkivverkets krav om internkontroll

 Offentlige virksomheter i Norge er pålagt å ha oversikt over

  • Systemer og tekniske data
  • Hvem som har arkivansvar
  • Hvilket innhold som er arkivverdig
  • Kassasjon og langtidsbevaring

Arkivplanen bør være et redskap i internkontroll med arkivarbeid.

Automatisering, søk og gjenbruk

Tradisjonelt har arkivorganisering blitt beskrevet i tradisjonelle format som Word eller Excel. Ved å erstatte dette med system som benytter dynamiske felt, blir opplysningene søkbare og gjenbrukbare. Dette betyr at du enkelt kan søke opp

  • Hvilke systemer som inneholder arkivverdig informasjon
  • Hvem som har ansvaret for systemene
  • Informasjon om arkivering og langtidsbevaring
  • Systemer som mangler løsning for arkivuttrekk
  • Beskrivelse av systemene, for eksempel formater og relasjoner

En levende arkivplan organiseres etter systemene

Det er i systemene arkivinformasjonen skapes og tas ut. De som har ansvar for arkivering forholder seg hovedsakelig til systemene og ikke til arkivplanens organisering. Særlig gjelder dette personell uten arkivfaglig kunnskap. Ved å organisere arkivplanen etter systemene blir det enklere å fordele ansvar og tydeliggjøre oppgavene. En logisk og praktisk tilnærming gjør at flere i virksomheten kan ta ansvar for arkivforvaltning.

 

Arkivplan, personvern, informasjonssikkerhet og kontraktsforhold i samme løsning?

Hvis det fra arkivsiden lages en oversikt over alle systemene i virksomheten - kan denne oversikten benyttes til å forvalte andre tema?

Innen personvern skal virksomheten ha oversikt over alle systemer som har personopplysninger, ivareta sikkerhet og ansvar og ha kontroll på databehandleravtaler.

Innen IKT sikkerhet er det krav om å klassifisere systemer som bør sikres spesielt. NSMs grunnprinsipper bør følges og dokumenteres. I tillegg må virksomheten ha oversikt over kontrakter.

Bedre forvaltning og oversikt

Mitt forslag er at virksomheten ikke ser på arkiv, personvern, IKT sikkerhet og kontrakter som ulike tema, men heller ser på forvaltningene av systemene som en helhet. Gjerne organisert på samme måte som her beskrevet om arkivplan. Ved å ha en felles løsning for alle disse kravområdene vil dere også oppnå en bedre forvaltning og bedre oversikt.

Samsvar Systemforvaltning

Kjetil Odin Johnsen

Business Developer - Samsvar