Når kommuner spør meg om KI i byggesak, handler det sjelden om teknologi. Det handler om tillit. Kan de stå inne for beslutningene systemet hjelper dem å ta? Kan de forklare en tiltakshaver hvorfor søknaden ble avslått? Kan de dokumentere vurderingen hvis noen klager?

Det er de spørsmålene som styrer hvordan vi bygger løsningene våre hos Sikri.

Byggesak er faktisk godt egnet for automatisering

Utfordringen med automatisering av byggesak er ikke om det lar seg gjøre – det er å gjøre det riktig. Byggesaksbehandling er blant de kommunale prosessene som egner seg best, nettopp fordi prosessen er regelbasert og strukturert. DiBK har utviklet nasjonale sjekklister i samsvar med regelverket for byggesak, og disse danner grunnlaget for automatisert behandling. Søknad inn, vedtak ut – mellom disse to punktene ligger et sett definerte sjekkpunkter, ikke fri tolkning.

Det betyr at vi vet hva systemet skal gjøre. Beslutninger lar seg etterprøve. Vi kan logge hva som skjedde og hvorfor.

Tall fra vår kunde Stavanger kommunes illustrerer hva det gir i praksis: gjennomsnittlig saksbehandlingstid har falt fra over 30 dager i 2020 til 15,8 dager i 2025. Ferdigattester behandles i gjennomsnitt innen 5 dager. Ett årsverk er frigjort fra gebyrbehandling alene. Det er ikke magi. Det er strukturert automatisering av det som kan automatiseres, kombinert med mer tid til det som krever faglig skjønn.

Det vi ikke gjør, er like viktig som det vi gjør

Målet er å automatisere vedtak der regelverket er entydig og der søknaden er komplett. Søknader som passerer sjekklisten, skal kunne ekspederes automatisk. De som ikke passerer, går til manuell behandling. Sjekklistene vi bygger automatiseringen på, er de nasjonale sjekklistene som DiBK forvalter og oppdaterer gjennom Fellestjenester BYGG. Når DiBK reviderer en sjekkliste – for eksempel som følge av forskriftsendringer – reflekteres det direkte i behandlingslogikken vår. Det er ikke Sikri som tolker regelverket; det er DiBK som eier det, og vi realiserer det teknisk i fagsystemet.

Enkelt. Sporbart. Ingen skjønnsutøvelse overlatt til en modell som ingen kan spørre ut.

Den første sakstypen med full automatisering gjennom sjekklisten, er søknad om rehabilitering av skorstein – et FoU-prosjekt vi gjennomfører i samarbeid med DiBK og Stavanger kommune. Søknadstypen er valgt nettopp fordi vilkårene er entydige og kan sjekkes maskinelt. Prinsippet er det samme uansett sakstype: klare inn- og utganger, regelbasert logikk, og en logg som viser hva som skjedde og hvorfor.

For mer sammensatte saker er planen at KI skal være beslutningsstøtte, ikke beslutningstaker. Vi er i gang med et prosjekt der systemet leser søknadsdokumenter, lager strukturerte sammendrag og peker på forhold saksbehandleren bør vurdere. Saksbehandleren vurderer, justerer og avgjør. Alt KI har bidratt med er synlig og kan overstyres.

Det er ingen black box. Det er et verktøy med åpen kildekode for vurderingen.

Problemet med black-box-automatisering

Automatisering som ikke gjør rede for vurderingene som lå til grunn for en beslutning, kan fungere for mange private aktører. For offentlig forvaltning er det et problem.

Forvaltningsloven stiller krav til begrunnelse. Klageregler forutsetter at beslutninger kan forklares. Og innbyggere har rett til innsyn i hva som påvirket avgjørelsen i saken deres. En modell som bare leverer et resultat, uten sporbar logikk, oppfyller ikke de kravene. Det holder ikke at systemet er riktig i gjennomsnitt. I offentlig sektor må hver enkelt sak tåle revisjon.

Det er også verdt å merke seg at EUs KI-forordning stiller eksplisitte krav til transparens, risikohåndtering og menneskelig kontroll for KI-systemer som brukes i offentlig saksbehandling. Dette er ikke fremtidsmusikk. Det er gjeldende rammeverk.

Hva vi bygger, og hvorfor vi bygger det slik

Elements eByggesak brukes i dag av 114 kommuner i produksjon, med ytterligere fem under etablering. Den basen gir oss et unikt innblikk i hva som faktisk fungerer i hverdagen, og den styrer hvordan vi prioriterer å bygge KI-funksjoner.

Veien vi har lagt ut går langs tre linjer:

• Automatisering av rutinesaker. Søknader som oppfyller alle vilkår i sjekklistene, skal kunne ekspederes uten manuell behandling: automatisk arkivering, automatisk matrikkelmelding og automatisk fakturering. Saksbehandleren slipper å bruke tid på det mekaniske, og kan bruke den frigjorte tiden på saker som faktisk krever faglig skjønn. Dette utvikles i tett samarbeid med DiBK, som forvalter sjekklistene automatiseringen er bygget på.

• KI-sammendrag og beslutningsstøtte. Byggesaksassistenten skal lese søknadsdokumenter, lage strukturerte sammendrag og peke på forhold saksbehandleren bør vurdere. Alt presentert slik at fagpersonen raskt forstår hva KI har sett, og kan vurdere om det er riktig. Dette utvikles nå i samarbeid med Norkart og Stavanger kommune. 

• Etterprøvbar logg som standard. Hva skjedde i saken, når, og på hvilket grunnlag? Det skal alltid kunne svares på. Etterprøvbarheten er ikke en tilleggsmodul. Den er en forutsetning vi bygger inn fra starten, ikke noe vi legger til etterpå.

Teknologien må tilpasses forvaltningen, ikke omvendt

Som UX designer jobber jeg tett med saksbehandlere, fagledere og systemansvarlige i kommunene. Det jeg ser igjen og igjen, er at løsninger som ikke respekterer arbeidsflyten og ansvarsstrukturen i forvaltningen, ikke tas i bruk. Det spiller ingen rolle hvor avansert KI-modellen er. Hvis saksbehandleren ikke forstår hva systemet gjør, eller ikke kan stå inne for resultatet, vil de omgå det.

Sikris tilnærming er å bygge KI inn i den eksisterende arbeidsprosessen, med fagpersonen i sentrum. KI foreslår. Fagpersonen avgjør. Muligheten til å overstyre er alltid til stede, og ingenting skjer i det stille.

Det er ikke en begrensning. Det er det som gjør løsningen faktisk brukbar i offentlig sektor.