Saksbehandling med hjerte

 Slik bruker Stavanger kommune teknologi til å realisere menneskers drømmer.

Stavanger kommune satte for noen år siden et tydelig mål: bli best på byggesak i Norge. Det er ambisiøst. Mange kommuner formulerer liknende ambisjoner. Færre klarer å gjøre dem til praksis. Stavanger har gjort det, og de er ikke ferdige.

Byggesak handler om stedsutvikling. Det handler om familien som skal bygge drømmeboligen, bedriften som skal etablere seg, nabolaget som skal fornyes. I Stavanger har de gitt dette et navn: saksbehandling med hjerte. Det betyr at kvalitet i behandlingen og evnen til å veilede de som faktisk skal bygge, er minst like viktig som effektivitet. Automatisering er ikke et mål i seg selv. Det er et virkemiddel for å frigjøre tid til det som virkelig betyr noe.

Fra rutiner til romslighet

Siden Sikri og Stavanger startet sitt tette samarbeid, har kommunen systematisk bygget lag på lag: automatisk ekspedering, avvisning av mangelfulle søknader, matrikkelmelding, løpende kostrarapportering, integrert gebyrbehandling, digital bestilling av forhåndskonferanser og generell veiledning.

Resultatet er konkret: En gjennomsnittlig saksbehandlingstid på 15,8 dager i 2025. Rammesøknader behandles på 30 dager, og ferdigattest på 5. Et helt årsverk er frigjort fra gebyrbehandling alene. Men tallene er ikke det viktigste. Det viktigste er hva den frigjorte tiden brukes til: å hjelpe folk som skal bygge gjennom en prosess de fleste aldri har vært i før.

«Automatiseringen har gitt oss rommet til å gjøre det vi egentlig er her for: veilede, vurdere og hjelpe innbyggerne gjennom prosessen. Det er det som gjør jobben meningsfull.»

Børge Kallesten, seksjonssjef byggesak, Stavanger kommune

Automatisk vedtak for rehabilitering av skorstein

Nå har Stavanger tatt det neste steget. Den 18. september 2026 ble Stavanger den første kommunen som tok i bruk automatisk behandling om rehabilitering av skorstein. Løsningen er utviklet i Sikris FoU-prosjekt, gjennomført i samarbeid med Direktoratet for byggkvalitet (DiBK), der Stavanger har vært pilotkommune. DiBK har utviklet nasjonale sjekklister i samsvar med regelverket for byggesak, og disse danner grunnlaget for automatiseringen. Vilkårene er entydige, dokumentasjonen maskinlesbar, vedtaket regelbasert.

Søknader som oppfyller alle vilkår, ekspederes automatisk, med arkivering og fakturering uten manuell behandling. Søknader som ikke passerer, går til faglig vurdering. Det er ikke en black box. Det er presis, sporbar logikk basert på regelverket.

«Renovering av skorstein er et godt eksempel på hva vi ønsker å oppnå: søknadstyper der regelverket er entydig nok til at systemet kan fatte vedtaket, og saksbehandleren slipper å bruke tid på det. Gevinsten er ikke bare effektivitet, det er at vi kan prioritere de sakene som faktisk krever faglig skjønn.»

Sven Norland, avdelingssjef byggesak, byantikvar og byarkitekt, Stavanger kommune

KI-sammendrag og beslutningsstøtte

Stavanger er også i front på bruk av kunstig intelligens i byggesaksbehandlingen. De er Sikri sin pilotkunde og deltar aktiv i utviklingen av tjenestene.

En byggesøknad inneholder mellom 50-70 vedlegg. Det er mye informasjon som skal konsumeres.

Sikri har utviklet to KI-tjenester som tar tak i nettopp dette, og som henger tett sammen. Den første er KI-sammendraget: KI leser søknadsdokumentene og lager et strukturert sammendrag av hva tiltakshaver ønsker å gjennomføre, slik at saksbehandleren raskt får oversikt over saken. Pilotperioden er avsluttet, og KI-sammendraget er nå i bruk i byggesaksavdelingen.

Esraa Yaarub Akram, saksbehandler i byggesaksavdelingen, beskriver hva oppsummeringen betyr i praksis:

«Når KI har lest søknaden og laget en oppsummering av hva tiltakshaver ønsker å gjennomføre, kan jeg kvalitetssikre den og bruke den direkte i saksfremstillingen i vedtaket. Det er noe vi tidligere måtte skrive selv fra bunnen av.»

Esraa Yaarub Akram, saksbehandler, Stavanger kommune

Når oversikten er på plass, gjenstår kontrollen. Det er her den andre tjenesten, sjekklisteassistenten, kommer inn. Her er Stavanger fortsatt pilot. Assistenten er koblet til en rekke kilder og kontrollerer søknaden mot sjekkpunktene i sjekklisten. Flere sjekkpunkter oppdateres med forslag til vurdering og hvor informasjonen er hentet fra, slik at saksbehandleren raskt og effektivt kan kontrollere, bekrefte eller korrigere det.

For Esraa betyr det at mye av forarbeidet allerede er gjort når hun åpner saken:

«Assistenten har allerede sjekket søknaden mot relevante datakilder og oppdatert sjekklisten med forslag til vurderinger. Jeg trenger ikke starte fra null. Jeg kan bruke fagskjønnet mitt på det som faktisk krever det.»

Esraa Yaarub Akram, saksbehandler, Stavanger kommune

Sammendraget gir oversikten, assistenten gjør kontrollen effektiv. I begge tilfeller er det saksbehandleren som vurderer, justerer og avgjør, og alt KI har bidratt med er synlig og kan overstyres. KI tar seg av kartleggingen og forberedelsene. Fagpersonen tar seg av vurderingen og beslutningen. Det er akkurat slik KI bør fungere i offentlig saksbehandling.

Neste steg: igangsettelse og ferdigattest

Stavanger stopper ikke her. Kommunen ser nå på automatisering av igangsettingstillatelser, midlertidig brukstillatelser og ferdigattester: søknadstyper der vilkårene er strukturerte nok til at regelbasert behandling er innen rekkevidde. Ambisjonen er å bygge en sammenhengende, automatisert kjede der de enkle sakene flyter gjennom systemet, og fagfolkene konsentrerer seg om det komplekse og det menneskelige.

«Vi vil at saksbehandlerne skal bruke fagkompetansen og skjønnet sitt på de sakene der det faktisk trengs, ikke på å registrere og kontrollere det systemet kan gjøre for dem. Det er den ambisjonen som driver oss.»

Børge Kallesten, seksjonssjef byggesak, Stavanger kommune

Kulturen bærer teknologien

Det er fristende å forklare Stavangers fremgang utelukkende med teknologi. Det ville vært feil.

Sven Norland har fra starten vært tydelig på at organisering, kompetanse og kultur er like viktige rammer som systemet. Åpenhet overfor leverandør, tydelig ansvarsdeling og forpliktelse til reell bruk av systemet er absolutte forutsetninger. Det har krevd noe av alle parter, inkludert Sikri. Vi har måttet levere, justere og levere på nytt.

«Det nytter ikke å kjøpe et system og tro at det løser seg av seg selv. Vi har brukt mye tid på å forstå hva vi faktisk vil oppnå, og på å sikre reelt eierskap til endringene i hele avdelingen. Det er det som utgjør forskjellen.»

Børge Kallesten, seksjonssjef byggesak, Stavanger kommune

Det er nettopp i det tette samarbeidet at gevinstene oppstår. Teknologi som ikke er forankret i fagfolkenes hverdag, forblir et prosjekt. Stavanger har gjort det til praksis.

Ansvarlig KI er ikke en begrensning

Et gjennomgangstema i arbeidet med Stavanger er at KI i offentlig sektor må være etterprøvbar. Digdir, KS, Datatilsynet og DiBK er samstemte: KI fritar ingen for ansvar. Stavanger har bygget inn dette som premiss. KI-støtten er utformet slik at saksbehandleren alltid er den som vurderer og beslutter. Det gjør løsningen troverdig, juridisk forsvarlig og faktisk mer nyttig, fordi saksbehandlerne stoler på den og bruker den.

«KI endrer ikke hva vi skal oppnå. Det endrer hva vi kan bruke tiden på. Ansvaret for vedtaket ligger hos saksbehandlerne, slik det alltid har gjort. Men med riktige verktøy kan vi løfte blikket og gjøre mer av det som faktisk former byen og lokalsamfunnet.»

Sven Norland, avdelingssjef byggesak, byantikvar og byarkitekt, Stavanger kommune

Ambisjonen holder

Stavanger ville bli best på byggesak i Norge. Etter det arbeidet som er lagt ned, mener jeg de er godt på vei. Og nå utvider de ambisjonen: de vil vise at det er mulig å kombinere høy digitaliseringsgrad med faglig integritet, god veiledning og høy medarbeidertilfredshet.

For andre kommuner som ser mot Stavanger: det mest overførbare er kanskje ikke teknologivalgene, men måten de har gått frem på. Tydelig lederforankring, reell involvering av fagfolkene, og et krav om at teknologien må tjene saksbehandlerne.

Byggesak er stedsutvikling. Og de som er best på det, er de som vet at teknologien er et virkemiddel – ikke svaret.