Asker kommune: Trygg fulltekstpublisering med støtte fra kunstig intelligens

Asker kommune fulltekstpubliserer alle byggesaker. For en kommune i vekst, med store byggeprosjekter i knutepunktene, mye landbruk og lang strandsone, betyr det enorme mengder dokumenter som skal gjennom nåløyet før de blir offentlig tilgjengelige.

Enormt volum - umulig å lese alt

Ingen har kapasitet til å lese gjennom alt dette manuelt, sier Patric Emilsson, avdelingsleder for Arkiv og informasjonsforvaltning i Asker kommune. En byggesak kan ha svært mange vedlegg, og noe av informasjonen er sensitiv på en helt annen måte enn i andre saker: Det kan være for eksempel sikkerhetsrelatert industri eller eiendommer relatert til kjente personer.

Lena Mimmi Rasmussen Tverdal, koordineringsansvarlig Drift, og Hilde Gulliksrud, rådgiver innen Offentlighet og innsyn, forteller at søkere skriver det meste i byggesøknadene sine, fra tegninger og naboforklaringer til personlige opplysninger som fødselsnummer, bankkontonummer eller sykdom. Slikt hører ikke hjemme i en byggesak, men dukker likevel opp i fritekst og er sensitiv informasjon som ikke skal publiseres. Tidligere satt to personer og leste gjennom hele postlisten manuelt før publisering. Det var tidkrevende, og i så store mengder tekst er det ikke gitt at man vet hva man leter etter.

Sensitivitetsanalyse fra Sikri sparer tid

Asker kommune er først ute med å ta i bruk Sensitivitetsanalyse i forbindelse med publisering av byggesaker fra Elements eByggesak. Løsningen bruker kunstig intelligens og automatisering til å kvalitetssikre dokumenter og journalposttitler før publisering, og identifiserer hvilke dokumenter som kan inneholde sensitiv informasjon og hvilke som er klare til å publiseres direkte.

I stedet for at to personer leser gjennom hele postlisten manuelt, går analysen gjennom den først, og én person leser resultatet etterpå. Det gir en kombinasjon av tidsbesparelse og trygghet i selve arbeidsprosessen, forteller Lena og Hilde.

Trygg og etterprøvbar KI bevarer kontrollen

For en arkivavdeling som håndterer sensitiv informasjon om innbyggere og sikkerhetsrelaterte anlegg, er tillit til verktøyet en forutsetning. Analysen forteller klart hva den har funnet og hvor, og gir en indikasjon på om noe er sensitivt eller ikke. Systemet gjør ingen endringer på egen hånd. Arkivaren godkjenner fortsatt selv, ser på treffene, og kan følge med på hva analysen har sett gjennom.

Tett samarbeid gir gode løsninger

Samarbeidet mellom Sikri og Asker kommune har vært tett gjennom hele prosjektet. Kommunen har kommet med konkrete innspill til hva analysen bør fange opp, blant annet triggerord spesielt tilpasset byggesak. Agnieszka Dylewska, prosjektleder i Sikri, skryter av Asker kommunes engasjement gjennom hele prosjektet.

«Asker kommune har kommet med konkrete innspill til hva analysen bør fange opp, og vi har utviklet løsningen i tett dialog med dem. Det er tydelig at Asker ser mulighetene fremfor begrensningene, og den innstillingen gjør en stor forskjell når nye rutiner skal på plass.»

Agnieszka Dylewska, prosjektleder i Sikri

Mindre bekymring og mer tid til andre ting

Rapportene fra analysen viser omfanget som fanges opp, og bevisstheten rundt ansvar øker i avdelingen. 

«Vi opplever mer trygghet rundt ansvaret som følger med fulltekstpublisering», forteller Patric Emilsson, avdelingsleder for Arkiv og informasjonsforvaltning i Asker kommune.

En annen viktig gevinst er at jo mer kommunen fulltekstpubliserer, jo færre innsynskrav kommer det naturligvis inn i etterkant. Det sparer tid både i arkivet og hos byggesaksavdelingen, og gir mer tid til det som faktisk krever et menneskelig blikk.

Lena Mimmi Rasmussen Tverdal, koordineringsansvarlig Drift, Patric Emilsson, avdelingsleder for Arkiv og informasjonsforvaltning og Hilde Gulliksrud, rådgiver innen Offentlighet og innsyn i Asker kommune.