E-læring gir gevinstrealisering hos statsforvalterne

Ved å ta i bruk brukervennlig elektronisk opplæring (e-læring), har overgangen til et nytt sak- og arkivsystem gått smidig for de ansatte hos Statsforvalterne og Statsforvalternes Fellestjenester (STAF).

E-læring sikrer at alle ansatte får lik opplæring, og det spares mye tid på organisering og gjennomføring.

Utfordringer med tradisjonell opplæring

Elin Sundvor er rådgiver hos STAF og leder for delprosjektet Opplæring knyttet til innføringen av Elements for Statsforvalterne. Hun forteller at opplæring tidligere har vært en lokal oppgave tilknyttet den enkelte Statsforvalter. Opplæringen har da vært gjennomført som fysiske kurs, ofte en til en. Med rundt 3000 ansatte fordelt på 10 statsforvaltere, har opplæringen variert i både omfang og kvalitet ved de ulike kontorene.

Ved innføringen av Elements ble det satt et mål om standardisert opplæring for å sikre alle ansatte den samme grunnleggende undervisningen, uavhengig av lokasjon.

«STAF skal standardisere og effektivisere. Innenfor dokumentforvaltningen var det naturlig å gjøre dette ved innføringen av Elements»

Elin Sundvor, STAF

E-læring ble løsningen

E-læring pekte seg raskt ut som det mest aktuelle læringsformatet. Med e-læring er opplæringsmateriellet tilgjengelig hele tiden og ansatte kan slå opp ved eget behov. Den enkelte bruker blir dermed mer selvhjulpen og kan finne svar på sine spørsmål når hen trenger det, uansett tid og sted.

«Formatet på e-læringen er helt super. Blandingen av tekstguider og videoguider gjør dette veldig brukervennlig. Vi har fått veldig mye positiv tilbakemelding på denne måten å lære på.»

Elin Sundvor, STAF

Portalen for E-læring hos STAF er designet i deres egen profil og inneholder:

• Standardmoduler
• Skreddersydde moduler (spesialtilpasset egen organisering og oppgaveløsning)
• Tilgjengelighet direkte fra Elements-grensesnittet
• Direkte tilgang til egne relevante saksbehandlingsdokumenter

Gevinster ved e-læring

Tilgjengelighet

Tilbakemeldingen fra de ansatte er bare positive. Det anses som en fordel å ta opplæringen i eget tempo og kunne hente det opp igjen ved behov.

Kontinuerlig utvikling

Innholdet i e-læringen er et levende opplæringsmateriale som utvikles og forbedres kontinuerlig. Basert på spørsmål og henvendelser fra ansatte, gjøres nødvendige endringer, og oppdateringer rulles ut til alle samtidig.

Trygghet

Med god opplæring reduseres usikkerhet og frustrasjon som ofte oppstår når nye system, nye brukergrensesnitt og endrede arbeidsprosesser skal tas i bruk.

Effektivitet

Bedre utnyttelse av det nye systemet, reduserte feilmarginer og mindre behov for organisering sparer organisasjonen for mye tid.

Samarbeidet med Sikri

Tilpasningen av e-læringen ble gjort i nært samarbeid mellom STAF og Sikri. STAF skrev manus til det skreddersydde innholdet og en fagkonsulent fra Sikri kvalitetssikret at beskrivelsen var i henhold til funksjonalitet og arbeidsprosesser i Elements. Opplæringskoordinatoren i Sikri utarbeidet selve innholdet i portalen.

Elin Sundvor forteller at de i STAF er glade for at de valgte e-læring med kundetilpasset innhold, og at de er veldig godt fornøyde med både prosessen og resultatet.

«Takk til Sikri for et supert samarbeid med god veiledning og raske tilbakemeldinger. Vi ser veldig frem til fortsettelsen»

Elin Sundvor, STAF

Vi i Sikri setter stor pris på et inspirerende samarbeid med en engasjert og målrettet kunde!