Møter er ofte kjent som tidstyven på jobb. Mye tid kan gå med til å organisere, planlegge og koordinere. For seks år siden fant Lillestrøm- og Lørenskog kommune løsningen for deres politiske møter.
I løpet av en arbeidsuke bruker vi fem timer på å koordinere og organisere møter, forklarer Kasper Lyhr, Managing Director (Adm. direktør) at Visma Local Government.
Gjennom Cloud-tjenesten FirstAgenda, tilbyr de en løsning i partnerskap med Sikri, som samler alle møtedokumenter og notater digitalt. Portalen har innlogging, slik at tjenesten er helt sikker. Møtene kan også gjennomføres digitalt.
- Før FirstAgenda hadde vi et eget kopirom der vi kopierte opp sikkert flere 100 - hvis ikke 1000 ark før hvert eneste møte.
I 2013 tok Skedsmo (nå Lillestrøm)- og Lørenskog i bruk FirstAgenda for første gang.
- Jeg jobber i Lørenskog, men bor i Lillestrøm, så jeg er like glad i begge kommunene. Men en ting må jeg få presisert. Vi var fus! Vi var den første kommunen som tok i bruk tjenesten, sier Marianne Mathisen, teamleder for IKT brukerstøtte i Lørenskog kommune, og ler godt.
Selv om det er litt sunn konkurranse blant de to kommunene, er de enige i at de hadde de samme utfordringene før 2013.
- Før kopierte vi opp eksemplarer til alle som skulle delta på et møte. Det ble enormt mange dokumenter og det tok lang tid. Starten av møtene ble ofte brukt til å lese seg opp på notater og tilleggsinformasjon, forklarer Mari Bergersen, prosjektleder.
Marianne trekker også frem de samme utfordringene som Mari.
- Før 2013 hadde vi et eget kopirom der vi kopierte opp sikkert flere 100 - hvis ikke 1000 ark før hvert eneste møte. Vi er en grønn kommune, og dette var ikke miljøvennlig. For noen år siden, begynte vi også å ta steget mot en mer digitalisert og moderne kommune. Derfor begynte vi letingen etter en tjeneste som kunne innfri ønskene våre.
Begge kommunene er svært fornøyd med løsningen som har gjort at alle politiske møter er mer effektive som følge av bedre organisering og koordinering. Politikerne får rask tilgang til oppdaterte dokumenter, møtene blir mer effektive da alle dokumenter og tilleggsinformasjon er lest i forkant og de har tilgang på egne notater når som helst og hvor som helst.
Politikerne bruker lesebrett for å logge seg inn i FirstAgenda i møter, men alle plattformer kan brukes.
- Tjenesten kan brukes på alle plattformer, og det går an å laste ned innhold slik at du kan bruke den uten nett. Som er noe av det Ordføreren liker aller best, sier Mari.
Alltid noen skeptikere
Da kommunene implementerte FirstAgenda, var de enige om at det ikke fantes noen andre tjenester som kunne innfri deres krav på samme måte. Og det står de for i dag også. Både Mari og Marianne tror dette skyldes at løsningen først og fremst er laget og utviklet for kommuner. Selv om kommunene var sikre i sitt valg for seks år siden, var ikke alle like positive.
Den største skeptikeren i Skedsmo kommune, snudde etter to, tre møter. Han hadde en innglasset balkong i leiligheten sin som var innredet til et arkivrom. Der lå det ark og dokumenter fra fire år tilbake i tid.
- Da vi tok i bruk tjenesten og han etter kort tid kunne kaste alle dokumentene på balkongen, tror jeg både han og samboeren ble relativt glade! Det var da han skjønte at vi gikk fra papir til Rolls Royce, forteller Mari og smiler.
Ikke bare politikerne som merker verdien
Selv om tjenesten brukes for politikerne i kommunen, er det ikke bare de som drar nytte av den.
- Politikerne får først og fremst et ordentlig og sikkert verktøy der de har alt samlet på et sted. Men jeg mener at alle egentlig får en verdi av tjenesten. Tenk bare på hvor mye papir vi sparer. Til og med miljøet drar nytte av tjenesten, sier Marianne.
I tillegg til å innfri krav og ønsker synes Mari og Marianne at de blir tatt godt vare på av leverandøren både før, etter og under implementering.
- FirstAgenda vet hva de driver med. Det er dette de jobber med og kun dette. For oss er det viktig å ha en tjeneste som gir oss det vi trenger, men også kan hjelpe oss med å finne veien dit, sier Mari.
Og Marianne utdyper:
- De er nesten alltid et steg foran oss. Når vi kommer med nye ønsker, er de ofte allerede i gang med å utvikle det. Noe som viser at de kjenner kommuner og deres behov nesten bedre enn vi gjør selv.
